مدیریت زمان با سیستم مدیریت زمانبندی + راهکارهای مدیریت زمان با سیستم مدیریت زمانبندی

انسان برای رسیدن به اهداف خود در زندگی نیازمند مدیریت صحیح اهداف و برنامه ­های خویش است. امروزه یکی از اصلی ترین فاکتورهای موفقیت داشتن مدیریت زمان است. گاهی اوقات ممکن است به دلیل ندانستن اصول مدیریت زمان با سیستم مدیریت زمانبندی از رسیدن به فعالیت­ های خود و در نتیجه اهداف زندگی جا بمانیم. در این صورت است که وقت گران‌بها از دستمان می‌­رود و زندگی برایمان بی معنی می­شود. پروژه­های حرف‌ه­ای نیز از این قواعد مستثنی نیستند. برای رسیدن به خواسته­‌های یک پروژه زمانبندی هدفمند و مدیریت زمان با سیستم مدیریت زمانبندی از جمله وظایف مدیران است.

اهمیت مدیریت زمان

مدیریت زمان ناکارآمد نه تنها پروژه را از رسیدن به اهداف خویش باز می­دارد، باعث به وجود آمدن ضررهای مالی و همچنین از دست رفتن زمان می­شود. در نتیجه مدیریت کردن زمان ارزش بسیاری در به پیش راندن و موفقیت هر کسب­وکار و یا پروژه­ای دارد. در این راستا نرم­افزارهایی برای مدیریت زمان معرفی شده­اند که استفاده از آن­ها باعث برنامه­ریزی دقیق­تر و همچنین تضمین بالای موفقیت یک بیزینس خواهد بود. تیمیجر یک پنل مدیریتی یک­پارچه و بسیار مفید است که در برنامه­ریزی و مدیریت زمان به کمک شما خواهد آمد. پنل مدیریت کسب­وکار تیمیجر به شما این قابلیت را می­دهد که در هر نقطه از جای دنیا که باشید به راحتی اقدام به مدیریت بیزینس خود و درنتیجه تصمیم­گیری بهتر کنید. در این مطلب تلاش شده کرده­ایم ضمن پوشش موضوع مدیریت زمان با سیستم مدیریت زمانبندی، به معرفی راهکارهایی در این باره بپردازیم.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان به زبان ساده به این معنا است که چگونه بتوانید به صورت هدفمند و مفید کار کنید تا بهره­وری خود را افزایش دهید. در واقع مدیریت زمان یعنی زمان خود را به طور مؤثر به انجام فعالیت­های مفید اختصاص دهیم. از آنجایی که وقت آدمی محدود است دانستن روش­های مدیریت زمان و استفاده از زمان به بهترین نحو حائز اهمیت بسیاری است. در مدیریت زمان با سیستم مدیریت زمانبندی یاد می­گیریم که کدام فعالیت دارای اهمیت بیشتری است و سریع­تر باید انجام شود. کدام فعالیت دارای اهمیت کمتری است و در کل تمام برنامه­ها چه مدت زمانی را به خود اختصاص می­دهند.

چرا دچار کمبود زمان می‍‌­شویم؟

همه­ی انسان‌ها به یک علت واحد دچار کمبود زمان نمی­شوند بلکه دلایل متعددی در این زمینه موجود است که در ادامه به برخی از آن­ها اشاره خواهیم کرد.

رویاهای بزرگ و هدف­ های غیرواقعی

بیشتر انسان­ها به دلیل رؤیاهای بزرگی که در سر خود دارند فکر می­کنند که دچار محدودیت زمان هستند. برای مثال عموم افراد آرزو دارند که به انسان­هایی تأثیرگذار و بزرگ تبدیل شوند اما مدام افکار منفی را در ذهن خود راه می­دهند. آن­ها فکر می­کنند که تا اینجای زندگی از وقت خود به درستی استفاده نکرده­اند و عمر خود را هدر داده­اند. مدیریت زمان با سیستم مدیریت زمانبندی این امکان را می­دهد تا بتوانید این نگرش غلط را از خود دور کرده و روی اهداف خود تمرکز کنید.

ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت ­بندی

اولویت­بندی کارها و فعالیت­ها یک عمل بسیار حیاتی و ضروری به حساب می­آید. بسیاری از انسان­ها به دلیل اینکه اولویت و اهمیت کارهای خود را درست تعیین نمی­کنند در به انجام رساندن آن­ها دچار مشکل

می­شوند. می­توانیم با استفاده از مدیریت زمان با سیستم مدیریت زمانبندی مناسب و فراگیری راهکارهای آن این مشکل را در خود حل کنیم.

کمال­طلبی

یکی از مشکلات مهم در کمبود و ضعف مدیریت زمان، کمال­طلبی است. این گونه افراد می­خواهند همه­ی کارهای خود را به بهترین نحو ممکن انجام دهند. در نتیجه دچار وسواس فکری می­شوند و زمان زیادی را ممکن است برای کاری که اهمیت زیادی ندارد صرف کنند. اگر در مدیریت زمان به استاندارد کافی برسیم می­توانیم این مشکل را حل کنیم.

اهمال­‌کاری

گاهی اوقات هم مشکل اصلی ضعف در مدیریت زمان نیست. بلکه به تعویق انداختن کارها به زمان دیگر است. برای مثال باک ماشین خالی است و تا زمانی که ماشین از شدت کم بودن بنزین خاموش نشود به پمپ بنزین نمی­رویم. در این صورت شاید در روز بعدی مجبور به ایستادن در صفی طولانی باشیم. پس همان­طور که گفته شد نیاز است علاوه بر توجه به مدیریت زمان به اهمیت اهمال کاری توجه کنید.

ضعف در مهارت حل مسئله

گاهی اوقات در مدیریت زمان با سیستم مدیریت زمانبندی دچار اشتباه می­شویم. به این منظور ممکن است جای اینکه مشکل اصلی پیش آمده را رفع کنیم و ریشه­ی آن را بیابیم مدام به حل کردن سطحی آن می­پردازیم. برای مثال ممکن است شما دارای کسب­وکاری باشید و مشکلی در محیط کار شما به وجود بیاید. در این هنگام به جای یافتن ریشه­ی اصلی مشکل ایجاد شده مدام به تنبیه کارمندان خود می­پردازید. در نتیجه مشکل رفع نخواهد شد و مقدار زیادی زمان بر سر مسئله­ی ایجاد شده از دست خواهید داد.

راهکارهای مدیریت زمان با سیستم مدیریت زمانبندی

TO DO LIST درست کنید

توجه داشته باشید اولین اصل در مدیریت زمان با سیستم مدیریت زمانبندی، برنامه ریزی است. هر روز صبح بهتر است لیستی از کارها و فعالیت­های روزانه خود تهیه کنید. می­توانید از نسخه­ی الکترونیک و یا همچنین کاغذ و خودکار کمک بگیرید.

فواید استفاده از TO DO LIST :

• ذخیره شدن زمان
• افزایش تمرکز بر روی اهداف
• اولویت دادن به کارهای مهم­تر
• ایجاد حس دستیابی و موفقیت بعد از به پایان رساندن یک فعالیت

انجام دادن همزمان چند کار ممنوع است

گاهی ممکن است حس کنید برای موفقیت نیاز است همزمان چند فعالیت را با هم پیش ببرید. اما این تفکر اشتباهی است چرا که تمرکز کردن بر روی یک کار واحد در زمان مشخص احتمال موفقیت شما را بالا می­برد. با انجام چند کار همزمان بهره­وری شما پایین می­آید. همچنین تمرکز بر روی یک عمل از عوامل مدیریت زمان آسان است.

تنفس و استراحت داشته باشید

بدن انسان برای ادامه دادن و انجام مستمر فعالیت، نیازمند استراحت و تنفس است. بدن شما برای جلوگیری از گرفتاری به درد عضله و گرفتگی ماهیچه­ها و درد چشم به استراحت نیاز دارد و همچنین مغز نیز برای توانایی تمرکز و بهبود فعالیت خود به اکسیژن نیاز خواهد داشت. با تنفس عمیق این اکسیژن به مغز شما خواهد رسید.

قورباغه‌ات را قورت بده

در چهارمین راهکار مدیریت زمان با سیستم مدیریت زمانبندی، به اهمیت انجام کار سخت در ابتدای روز می­پردازیم. قورت دادن قورباغه به این معنی است که اگر قرار است در طول روز در کنار فعالیت­های خود یک قورباغه را ببلعید، باید ابتدا آن را انجام دهید. منظور این است که بهتر است کار سخت­تر در ابتدا انجام شود تا خیال شما از بابت آن راحت شود. در این صورت می­توانید به راحتی به انجام ادامه­ی کارهای خود بپردازید.

تکنیک پومودورو

طبق نتایج به دست آمده، دانشمندان معتقدند استراحت کوتاه در بین انجام دادن کارها در بهبود و کیفیت آن­ها نقش بسیار مهمی ایفا می­کند. این تکنیک به شما پیشنهاد می­دهد تا در بین کارهای خود استراحت­های کوتاه قرار دهید.

تکنیک پومودورو چگونه کار می­کند؟

• به مدت 25 دقیقه بر روی کار خود تمرکز کنید.
• 5 دقیقه استراحت کنید.
• برای 25 دقیقه دیگر به فعالیت بپردازید و دوباره 5 دقیقه استراحت کنید.
• این عمل را برای 4 بار تکرار کنید.
• 20 دقیقه استراحت کنید.
• تا پایان پروژه و یا فعالیت کاری این روند را تکرار کنید.

قانون 20/80

این قانون بیان می­کند که 80% کارها از 20% نتایج حاصل می­شوند. در فروش به این معنی است که سود 80% کالا با 20% مشتریان است. برای انجام این تکنیک از مدیریت زمان با سیستم مدیریت زمانبندی کافی است کارهایی را که با انجام 20% آن­ها به نتیجه 80% می­رسید را شناسایی کنید و بر روی آن­ها وقت بگذارید.

از تکنولوژی استفاده کنید

امروزه با استفاده از تکنولوژی می­توانید به راحتی زمان خود را مدیریت کنید. به این منظور نرم­افزارهایی طراحی شده­اند که کار شما را در مدیریت زمان با سیستم مدیریت زمانبندی بسیار ساده خواهند کرد. شما در هر مکانی که باشید با استفاده از لپ تاپ و یا گوشی تلفن همراه خود قادر خواهید بود که فعالیت­های خود را در آن وارد کرده و به صورت سازمان­یافته آن­ها را مدیریت کنید. تیمیجر ابزاری است که در این امر به کمک شما خواهد آمد و در مدیریت زمان با سیستم مدیریت زمانبندی به یاری­تان خواهد شتافت. این پنل مدیریتی کمک بزرگی در برنامه­ریزی و برنامه­های شخصی و بیزینسی می­کند.

سخن پایانی

اهمیتی ندارد هدف ما از مدیریت زمان با سیستم مدیریت زمانبندی چیست. مهم نیست که یک مدیر هستیم و یا تازه شروع به کار کرده­ایم. تکنیک مدیریت زمان یکی از مهم­ترین مسائلی است که باید به یادگیری آن در هر جایگاهی که هستیم اقدام کنیم.

تیمیجر مخفف تیم منیجر به معنای مدیریت تیم است. با کمک این پنل می­‌توانید در پیشرفت و سامان­دهی کار و فعالیت خود گام بزرگی بردارید. سامانه مدیریت تیم و کسب و کار تیمیجر این امکان را به شما می­‌دهد که به صورت حضوری و یا در هر نقطه­‌ای که هستید به راحتی بتوانید کسب و کار و یا فعالیت خود را مدیریت کنید.