یکی از مهم‌ترین مفاهیم اجرایی در شرکت‌های پروژه محور که برای پیشبرد هرچه بهتر برنامه‌ریزی‌های مالی صورت می‌گیرد، مفهوم مدیریت هزینه پروژه است. در مدیریت هزینه پروژه با استفاده از مجموعه‌ای از تکنیک‌ها و اصول علمی، می‌توان عملکرد مالی پروژه را مورد بررسی قرار داد و برای اصلاح هزینه و کنترل کردن آن راهکارهایی ارائه نمود.
مدیریت هزینه پروژه به چه معناست؟
طی فرایند مدیریت هزینه پروژه (Project cost management) تمامی برنامه‌ریزی‌ها، تخمین‌ها، تخصیص‌ها و مدیریت‌های صورت گرفته، جهت تکمیل پروژه مطابق با بودجه در نظر گرفته شده صورت می‌گیرند. تمامی تکنیک‌های مدیریتی به کار رفته در این فرایند، یعنی جمع‌آوری داده، حسابداری، تخمین و برآورد، برنامه‌ریزی و… به منظور دستیابی به همین هدف انجام می‌شوند.
به شکلی جامع‌تر، مدیریت هزینه پروژه را می‌توان به این صورت تعریف کرد:
- برنامه‌ریزی برای مدیریت هزینه: تثبیت سیاست‌های در نظر گرفته شده برای مدیریت و کنترل هزینه‌های پروژه
- برآورد هزینه: توسعه یک تخمین جامع از منابع مالی لازم برای به اتمام رساندن کار
- تعیین بودجه: تجمع هزینه‌های برآورد شده برای پیشبرد کار و تأمین منابع مالی
- کنترل هزینه: نظارت بر وضعیت مالی پروژه جهت اصلاح و به‌روزرسانی منابع
ویژگی‌های سیستم مدیریت هزینه پروژه
یک سیستم مناسب و استاندارد برای کنترل هزینه، باید ویژگی‌های زیر را دارا باشد:
- قدرت پیش بینی پذیری پروژه را افزایش بدهد.
- کارایی و راندمان فعالیت‌ها را بالا ببرد.
- چگونگی عملکرد هزینه و زمان را در ارتباط با هم نشان بدهد.
- یک تصویر حقیقی از پیشرفت پروژه نمایش بدهد.
- برای تصمیم‌گیری مدیران در سطوح مختلف، اطلاعات لازم را فراهم کند.
- مقدار مناسب هزینه را در بخش‌های مختلف پروژه ثبت و بررسی کند.
- قابلیت تشخیص نقاط ضعف و برنامه‌ریزی مجدد برای اصلاح نواقص را داشته باشد.
- نرم‌های مدیریت را با مقادیر تخمین زده شده و استاندارد مقایسه کند.
- بتواند کسری بودجه را در فرایند تکمیل پروژه پیش‌بینی کند.
- راه‌حل‌های ارائه شده را در کمترین زمان ممکن به صورت کمی ارزیابی نماید.
سازماندهی مناسب با سیستم مدیریت هزینه پروژه
عدم مدیریت مؤثر هزینه‌ها، افراد مشغول به کار بدون برنامه‌ای مشخص فعالیت می‌کنند و در نتیجه، به شکلی غیرقابل اجتناب، هزینه‌ها و زمان اتمام کار افزایش می‌یابد. یک سیستم مدیریت هزینه مناسب می‌تواند کارایی و راندمان پروژه را نشان بدهد و معیار مناسب برای این مسئله، میزان هزینه‌ها و پیشرفت فیزیکی پروژه است. علاوه بر این، سیستم مدیریتی باید ابزارهایی را جهت پیش‌بینی مشکلات احتمالی و تغییرات ممکن در اختیار شما بگذارد.
این سیستم قادر است مدیران پروژه را در کمترین زمان ممکن از تغییرات ایجاد شده در روند کار و بودجه آگاه کند. در نتیجه مدیران می‌توانند در موقعیت مناسب، عکس‌العملی درست نشان بدهند و از تغییرات به نحو احسن استفاده کنند.
مراحل مدیریت هزینه پروژه
در یک سیستم مدیریت مالی استاندارد و اصولی، مراحل زیر طی خواهند شد:
- تنظیم بودجه
- تعیین بودجه پشتیبان
- پیگیری هفتگی پروژه
- به‌روز کردن برنامه
- مدیریت جریان نقدی پروژه
تنظیم بودجه
اولین مرحله در فرایند مدیریت مالی پروژه، تأمین بودجه مورد نیاز است. این کار همواره با مشکلاتی روبه‌رو می‌شود و چندان آسان نیست. در این مرحله باید تمامی تجهیزات، نیروی انسانی، مواد اولیه و دیگر هزینه‌های لازم برای پیشبرد پروژه تخمین زده شوند. در هنگام برنامه‌ریزی برای انجام کار، می‌توانید از این اطلاعات برای در نظر گرفتن هزینه‌های جاری استفاده کنید. درواقع در این مرحله شما تصویری از جریان مالی کار را در اختیار خواهید داشت که میزان بودجه مورد نیاز شما را نمایش می‌دهد.
تعیین بودجه پشتیبان
شما باید قبل از نیاز پیدا کردن به پول بیشتر، بودجه ابن بخش را پیش‌بینی کنید. اما تعداد کمی از مدیران مالی این مرحله را جدی می‌گیرند. در هر صورت در نظر گرفتن یک بودجه پشتیبان، بهتر از نیاز پیدا کردن به پول درست وسط پروژه است. در نظر گرفتن این منبع مالی پشتیبان، می‌تواند در مراحل اولیه کار، استرس و نگرانی شما را کاهش بدهد.
پیگیری هفتگی
پس از تهیه بودجه، باید مصرف آن را به صورت روزانه و هفتگی کنترل کنید. شما باید تمام هزینه‌های جاری را ثبت کرده و از تیم مشغول در پروژه بخواهید تا قبل از انجام هر اقدامی، تأییدیه مالی آن را از شما دریافت کنند. بدین ترتیب کنترل هزینه‌های جاری برای شما آسان‌تر و بهتر خواهد شد.
به‌روزرسانی برنامه بودجه
اگر هزینه‌های جاری پروژه از مقدار بودجه در نظر گرفته شده بیشتر شد، برای کنترل و مدیریت هزینه‌ها، ۳ راه‌حل پیش روی شما است:
- تخمین مجدد هزینه‌های لازم و ارائه برنامه بودجه جدید
- کاهش هزینه‌ها (به این معنا که کار مشابه در قبال هزینه‌ای کمتر انجام شود) یا کاهش محدوده پروژه
- استفاده از بودجه پشتیبانی در نظر گرفته شده برای هزینه‌های اضافی
اینجا است که می‌توانید به اهمیت وجود بودجه پشتیبان و یک سیستم مدیریتی خوب پی ببرید.
مدیریت جریان مالی پروژه
شما باید اطمینان داشته باشید که برای هزینه‌های ماه بعد، بودجه کافی در اختیار دارید. مدیریت جریان نقدی به معنای مدیریت هزینه مورد نیاز برای اتمام کار است و در پیشرفت پروژه تأثیر بسیاری دارد. بنابراین لازم است همواره در جریان منابع مالی موجود و هزینه‌های آینده قرار بگیرید تا برای مراحل بعدی پروژه بتوانید بهتر تصمیم‌گیری کنید.
بهترین سیستم برای مدیریت هزینه پروژه
تیمیجر یک ابزار آنلاین کامل و جامع برای مدیریت هزینه پروژه و کسب و کار و تخمین بودجه مورد نیاز برای اتمام کار است. شما می‌توانید از این ابزار در مراحل ابتدایی راه‌اندازی پروژه نیز استفاده کنید. بعد از توافقات اولیه و زمانی که نوبت به برآورد هزینه‌های پروژه می‌رسد، تیمیجر به کمک شما خواهد آمد. سیستم برآورد هزینه‌ها به شما این فرصت را می‌دهد تا بتوانید به صورت مکتوب و کاملاً مستند همراه با دیگر کاربران پروژه، به تعیین بودجه مورد نیاز خود بپردازید.
علاوه بر این، شما با استفاده از این ابزار آنلاین می‌توانید کلیه تراکنش‌های انجام شده در طی پروژه را ثبت کنید. این اطلاعات در زمان مدیریت هفتگی و روزانه هزینه‌های پروژه به شما کمک خواهند کرد.
بررسی حساب کاربران تیم با تیمیجر
تیمیجر به شما این امکان را می‌دهد که صورت حساب کامل افراد حاضر در پروژه را در اختیار داشته باشید. با این صورت حساب به راحتی می‌توانید با افراد تسویه کنید. تمامی دریافتی‌ها و پرداختی‌های پروژه، در این سیستم برای شما به نمایش در خواهند آمد.
در مجموع شما می‌توانید با استفاده از این ابزار آنلاین که یکی از بهترین سیستمهای مدیریت هزینه پروژه است، کلیه هزینه‌های جاری، بودجه مصرفی، بودجه پشتیبان و… را به راحتی کنترل کنید. همچنین امکان پیش‌بینی بسیاری از تغییرات احتمالی در روند مالی پروژه برای شما فراهم خواهد شد که به بهتر شدن مدیریت شما کمک می‌کند.
تیمیجر؛ ابزاری برای مدیریت بهتر هزینه‌ها
در تیمیجر علاوه بر دسترسی پیدا کردن به یکی از بهترین سیستمهای مدیریت هزینه، می‌توانید به ابزارهایی همچون مدیریت جلسات، تقویم کاری، مدیریت رزومه و ارتباط آنلاین نیز دسترسی پیدا کنید. تیمیجر برای شما بستری را فراهم کرده تا به آسانی بتوانید از خدمات متنوع و جامع آن استفاده کنید. این ابزار در کنترل بهتر تیم و رسیدگی بهتر در هزینه های کسب وکار بسیار مؤثر خواهد بود.