نوشتن، برنامهریزی و مدیریت تسک های شخصی از جمله فعالیتهای مفید در مسیر رسیدن به اهداف و خواستهها به شمار می آید. به همین منظور انسان های موفق، مدرسان و افراد هدفمند همواره توصیه کردهاند که برای دستیابی به خواسته ها اقدام به برنامه ریزی و مدیریت آن ها کنیم.
همانطور که خودتان میدانید نوشتن برنامه به شما کمک میکند تا روز خود را بسیار مفید و کارآمد شروع کنید. به‌گونه‌ای که عدم برنامهریزی در روز، بهرهوری شما را پایین آورده و کل روزتان را از همان ساعات اولیه خراب خواهد کرد. توجه داشته باشید، هنگامی که روز خود را بدون برنامه و هدف میگذرانید، در نهایت زندگی را پوچ و بیمعنی تلقی خواهید کرد و انگیزة خود را از دست خواهید داد.
با توجه به پیشرفت تکنولوژی برای مدیریت تسک های شخصی میتوان از نرم افزارها و برنامهها نیز استفاده کرد. یکی از بهترین راه های شناخته شده برای برنامهریزی و مدیریت، استفاده از نرم افزار تیمیجر است. با استفاده از این اپلیکیشن شما به‌راحتی قادر به برنامهریزی کارهای شخصی و روزانة خود خواهید بود. تیمیجر شما را از هرگونه نرمافزار و برنامة دیگری در این امر بینیاز میکند. در این مطلب سعی داریم ضمن معرفی راه های پیشنهادی برای مدیریت فعالیت ها به معرفی تیمیجر نیز بپردازیم.
منظور از مدیریت کارهای شخصی چیست؟
هر روز صبح که از خواب بلند میشویم تا شب که بر روی تخت خود دراز میکشیم، در تمام مدت درگیر جلو بردن برنامهها و اهداف روزانة خود هستیم. از غذا خوردن و سرکار رفتن گرفته تا خواندن کتاب و رفتن به بانک. همگی اعمال و فعالیتهایی هستند که به روزمان رنگ و بویی تازه میدهند. در تمام این فعالیتهای گفته شده حضور شما بسیار پررنگ است و همگی به دست خودتان انجام خواهد شد.
برخی از فعالیتها ممکن است به حضور بیشتری از شما نیاز داشته باشند و برای برخی دیگر ممکن است حضور کم‌رنگ‌تری داشته باشید. پس هنگامی که از مدیریت تسک های شخصی صحبت میکنیم منظورمان به انجام رساندن تمامی کارها و یا بیشتر آنها در روز است. گاهی ممکن است همة کارهای روزانة خود را به‌درستی و کاملی انجام دهید و در مواردی نیز ممکن است تمام کارها انجام نشوند. طبیعتاً انجام ۱۰۰ درصدی کارها روز ایدهآلی را برای شما رقم خواهد زد.
چگونه برنامه ریزی و مدیریت کارهای شخصی خود را داشته باشیم؟
ابزارهای فراوانی در این زمینه موجود است که میتوانید بسته به سلیقه خود آنها را انتخاب کنید. اگر راه سادهتری برای مدیریت تسک های شخصیتان میخواهید، استفاده از یک قلم و خودکار برای شما کفایت میکند. به این منظور به‌راحتی میتوانید کارهای خود را بر روی کاغذ نوشته و در صورت انجام دادنشان جلوی آنها یک تیک قرار دهید.
چنانچه با تکنولوژی بیشتر از کاغذ و قلم رفیق هستید، نرمافزارهای زیادی برای مدیریت کارهایتان وجود دارد. اپلیکیشن تیمیجر یکی از موارد قابل‌دسترس و بسیار مفید در این حوزه است. تیمیجر مخفف تیم منیجر و به معنای مدیریت تیم است. استفاده از نرم افزار تیمیجر این قابلیت را به شما میدهد تا در هر لحظه فعالیتهای شخصی خود را مدیریت کرده و به‌راحتی به تمام فعالیتهای موردنیاز روزانه خود بپردازید.
فاکتورهای تأثیرگذار در مدیریت تسک های شخصی:
۱)مدیریت زمان:
برخی باور دارند که مدیریت زمان به این معنا است که همة کارها دقیقاً در یک‌زمان مشخص شده شروع و در یک‌زمان از پیش تعیین شده خاتمه یابند. ممکن است این مورد برای مواقعی خاص درست باشد. برای مثال اگر هدف شما این باشد که در یک ساعت مشخص از روز برای یک همایش آماده شوید نیازمند این هستید که از قبل مشخص کنید در چه زمانی از خانه خارج شوید و در چه زمانی به سالن همایش برسید.
همچنین طبیعتاً بازة زمانیای را در نظر خواهید گرفت که در آن به خانه بازگشته و به ادامة روز خود برسید. اما این قضیه همواره پاسخگوی نیازهای شما نیست. بلکه مدیریت زمان مفهومی بسیار فراتر است. به این معنا که شما باید از زمانی که در اختیار خود دارید بیشترین و مفیدترین بهره را ببرید. استفاده از پنل تیمیجر به شما این امکان را میدهد تا به‌راحتی زمان خود را مدیریت کنید.
۲)انرژی:
ناکامی در انجام‌دادن بسیاری از کارهای روزانه همواره به دلیل برنامهریزی نادرست و یا کمتوجهی به مدیریت زمان نیست. گاهی اوقات فاکتوری به نام انرژی نیز تأثیر بسیاری در مدیریت تسک های شخصی دارد. در طول روز ممکن است مجبور به انجام فعالیتهایی باشید که انرژی زیادی از شما میبرند.
اگر به ذهن خود زمان کافی برای کسب انرژی بیشتر را ندهید، فعالیتهای کوتاه شما به فعالیتهای طولانی و با مدت زمان بیشتری تبدیل میشوند. در نظر داشته باشید که یک تغذیة سبک و یا چرت ۲۰ دقیقهای میتواند کمک شایانی در برگرداندن انرژی از دست رفته بکند.
عکس 2
۳)اولویت کارها:
در گام اول نیاز دارید تا تمام کارهایی که باید در طول روز انجام دهید را یادداشت کنید. به این منظور بهتر است کارهایی که اولویت بیشتری دارند را مشخص کرده و سعی کنید در ابتدا اقدام به انجام آنها کنید. در این صورت شما به‌سرعت تشخیص میدهید که چه کاری از اهمیت بیشتری برخوردار است و دچار سردرگمی نخواهید شد.
۴)سروسامان دادن به کارها با نرمافزارهای مربوطه:
در حال حاضر دهها اپلیکیشن و برنامه برای مدیریت کارهای شما وجود دارد. نرمافزار تیمیجر مدیریت تسک های شخصی شما را بسیار آسان خواهد کرد. زندگی شخصی ما مجموعهای از پروژههای کوچک و بزرگ را در برمیگیرد. بنابراین استفاده از این پنل به شما در مدیریت کارهای شخصی روزانه و همچنین مدیریت کسبوکارتان بسیار کمک خواهد کرد.
چند قدم مهم در مدیریت تسک های شخصی
گام اول: چه‌قدر زمان دارید؟
اولین قدمی که در راستای مدیریت کارهای خود باید بردارید مشخص‌کردن زمان است. این امر باتوجه به نوع شغل و اهداف زندگی شما مشخص میشود.
گام دوم: مهمترین کارها کدام‌اند؟
حال نوبت به بررسی و مشخص‌کردن کارهای مهمتر میرسد. این فعالیتها همانهایی هستند که انجام آنها دارای ضرورت زیادی است و اولویت بیشتری نسبت به بقیه دارند.
عکس 3
گام سوم: برنامه ریختن برای کارهای اولویتدار
برای کارهای مهم، فوری و ضروری بایستی ساعتی جدا مشخص کنید. این تایم انتخابی شما بهتر است زمانی باشد که دارای بازدهی بیشتری هستید. برای مثال بعضی از افراد صبح زود راحتتر میتوانند کارهای ضروری خود را انجام دهند و بعضی دیگر در شب انرژی بالاتری دارند. شایان‌ذکر است زمانی که برای رسیدن به فعالیت مهم خود در نظر میگیرید بسته به نوع فعالیت شما زمانبندی میشود.
گام چهارم: برای فعالیتهای از پیش تعیین نشده زمان کنار بگذارید.
حال نوبت به گذاشتن وقت اضافی برای وقایع از پیش تعیین نشده است. برای تشخیص این موضوع که باید چقدر زمان در نظر بگیرید تجربههای شخصی شما بهترین گزینه خواهد بود. البته کاملاً منطقی است که نتوان تمام کارهای غیرمنتظره را از قبل تعیین کرد اما به هر حال این زمان اضافه به دردتان خواهد خورد.
از مهمترین گامها برای مدیریت تسک های شخصی خود، همین گام است. فعالیتهایی که به طور ناگهانی پیش میآیند و شما در ایجاد آنها نقشی ندارید، باید کاملا دقیق و هوشمندانه برنامهریزی شوند. تیمیجر از ابزارها و بخشهای مختلفی برای مدیریت فعالیتهای شخصی شما تشکیل شده است. شما میتوانید در روند کارهای فردی یا کسبوکارهای گروهی خود از این ابزارها برای مدیریت بهتر پروژه استفاده کنید.
گام پنجم: فعالیتهای خود را تجزیه و تحلیل کنید.
در این مرحله باید فعالیتهای خود را تجزیه و تحلیل کنید. یعنی نگاهی به برنامة خود بیندازید و زمانی نیز برای وقت خالی و آزاد خود در نظر بگیرید. اگر وقت کافی برای استراحت و تفریح ندارید لازم است گامهای قبلی را حتماً مرور کنید. چرا که داشتن زمان استراحت بسیار مهم است.
میتوانید برای صرفهجویی بیشتر بعضی از کارها را به عهدة افراد دیگر بگذارید یا از تکنولوژی برای افزایش سرعت کارهای خود بهره بگیرید تا زمان کمتری از شما اشغال شود. اگر بازهم زمان کافی برای استراحت و انجام کارهای دلخواهتان نداشتید نیاز دارید یک سری از فعالیتها را حذف کنید. همچنین میتوانید با رئیس خود در این رابطه صحبت کنید تا از وظایف بر روی دوشتان کمتر کند. چنانچه برنامة شما زمانی را برای رسیدن به فعالیتهای آرامشبخش و یا تفریح شما در بر نگیرد اثبات خوبی بر این است که به‌شدت زندگی سنگینی دارید و نیاز دارید کمی از برنامههای خود را کم کنید.
عکس 4
سخن پایانی
همانطور که پیش‌تر اشاره کردیم، مدیریت کارها از اهمیت بسیاری برخوردار است. به‌گونه‌ای که هر انسانی نیاز دارد برای رسیدن به تمام اهداف خود در زندگی برنامهریزی دقیقی داشته باشد. رسیدن به هدفهای بزرگ با برداشتن گامهای کوچک و مدیریت تسک های شخصی روزانه امری کارآمد تلقی میشود.
به این منظور استفاده از سامانه مدیریت پروژه تیمیجر کمک بسیار بزرگی در راستای انجام کارها و فعالیتهای روزانه شما خواهد کرد. همچنین این نرم افزار علاوه بر برنامه ریزی کارهای روزانه شما، در انجام امور مربوط به کسب و کار نیز بسیار مؤثر است.
مدیریت تیم با نرم افزار تیمیجر یکی از ابزارهای موفقیت در روزمرگی و کسب و کار است که با استفاده از آن به اهداف شغلی خود دست پیدا می کنید. استفاده از این سامانه برای داشتن زندگی و کسب و کاری موفق بسیار توصیه می شود.