پروژه، فعالیتی موقت با زمان‌بندی مشخص است. متناسب با برنامهریزی معین، فعالیتهای لازم برای انجام آن صورت می‌گیرد. به طور کلی، هر پروژه که با هدفی خاص برنامهریزی شده است، یک فعالیت منحصر به فرد شناخته می‌شود. این یعنی پروژه فعالیتی مداوم نیست و در صورت نیاز برای به عمل رساندن یک هدف دنبال می‌شود.
مدیریت پروژه، نوعی تکنیک و مهارت برای کنترل پروژه‌ها و به تحقق رساندن آن‌ها است. در نتیجه این عمل که از دیرباز با روش‌های مختلفی وجود داشته، دانشی برای تحقق یک طرح است. در نتیجه ممکن است در پیش بردن این طرح، اشتباهاتی نیز رخ بدهد. از همین رو، اشتباهات مدیریت پروژه، از عوامل تاثیرگذار بر افت کار خواهند بود. برای انجام صحیح و درست پروژه، بهتر است از این اشتباهات امتناع کرده و با شناخت آن‌ها، پروژه خود را به نحو بهتری مدیریت کنیم.
از ابزارهای مناسب برای مدیریت پروژه، نرم‌افزار تیمیجر است. از آنجایی که غالبا یک پروژه به صورت تیمی انجام شده و فعالیتهای گروهی در آن بیش از پروژه‌های انفرادی است، درصد این خطاها نیز بالا می‌رود. به همین دلیل، سامانه آنلاین مدیریت تیم تیمیجر با هدف مدیریت آنلاین کسب‌وکار، به بالا بردن کیفیت پروژه‌ها کمک میکند.
شناخت اشتباهات مدیریت پروژه
کنترل و انجام پروژه‌ها، گاهی با شکست روبه‌رو می‌شوند. پروژه‌های ایده‌آل در ذهن همه‌ی ما، بی نقص و فاقد اشتباه هستند. اما همیشه همه چیز به همین مقدار ساده و آرام نمی‌گذرد. گاهی شدت سختی در یک پروژه و گاه ضعف افراد تیم، باعث می‌شود پروژه منحل شده یا روند انجام آن، بسیار کند پیش برود. از همین رو شناخت این اشتباهات، یکی از راه‌های کاربردی و کمک‌کننده به انجام بهتر پروژه‌ها است. با شناخت آن‌ها و کنترل تیم از نظر عملکردی، می‌توان از تیمیجر برای مدیریت پروژه‌ها کمک گرفت.
انتخاب مدیری اشتباه برای مدیریت پروژه
انتخاب یک مدیر کارآمد، از اصلی‌ترین رکن‌های لازم برای پیش بردن یک پروژه است. مدیری باتجربه، که تمام کاستی‌های ممکن بر سر راه پروژه را می‌شناسد، انتخاب مناسب‌تری از یک فرد مبتدی است. با اینکه این مسیر برای افراد مبتدی پر از چالش و تجربه است اما، شاید خطای کوچک آن‌ها به قیمت شکست یک پروژه باشد.
به همین دلیل، مدیریت پروژه توسط مدیری لایق و مدبر، یکی از راه‌ها برای کنترل پروژه و دوری از شکست‌های احتمالی است. شناخت پروژه، بررسی ساختارها و استفاده از مهارت‌های لازم در انجام پروژه از عملکردهای ضروری یک مدیر است.
عدم تقسیم کار در طول پروژه
از مشکلات اصلی بسیاری از تیم‌های کسب‌وکار، که منجر به یکی از پر چالش‌ترین اشتباهات مدیریت پروژه خواهد شد، همین مورد است. تیمیجر به شما در تقسیم کارها و بررسی وظایف کارکنان آن کمک خواهد کرد. با کمک این نرم‌افزار، مدیران پروژه می‌توانند از فعالیتهای اعضا باخبر باشند و به تقسیم کارهای اعضا بپردازند. یک مدیر لایق برای پروژه، شخصی است که با بررسی ابعاد پروژه، وظایف را بین اعضای تیم به خوبی و عادلانه تقسیم کند. مدیران پروژه باید پیشنهادات و راهکارهای اعضای تیم را بشنوند و به توانایی آن‌ها در انجام پروژه اعتماد کنند.
مديريت ضعیف مهارت‌ها؛ یکی از اشتباهات مدیریت پروژه
متأسفانه در بسیاری از پروژه‌ها، اعضای تیم فقط به دلیل در دسترس بودن انتخاب می‌شوند. از اشتباهاتی که مکررا صورت گرفته و باعث شکست یک طرح می‌شود. ابزار تیمیجر به مدیران کمک میکند تا مدیریت کارها را به بهترین نحو در دست بگیرند. با تیمیجر مدیریت آسانتر بوده و روند طی شده و فعالیتهای صورت گرفته مشخص خواهد بود. در نتیجه انتخاب یک مدیر لایق برای پیش بردن کسبوکارتان بسیار ضروری است. شخصی که مهارت‌های افراد را بشناسد و آن‌ها را عادلانه انتخاب کند. در نتیجه انتخاب تیمی با جمعیتی کم اما با منابع و مهارت‌های لازم، بهتر از تیمی پرجمعیت، اما فاقد کیفیت است.
چشم‌پوشی از مهم‌ترین مراحل پروژه
مهم‌ترین مرحله از مراحل یک پروژه، ابتدایی‌ترین بخش آن است. مطابق با مرحله آغازی، ابعاد اصلی پروژه تعیین شده، منابع مالی تعریف شده، افراد موثر بر روند پروژه شناسایی شده و بعد از انتخاب منشور پروژه، طرح کلی آغاز می‌شود.
اما اغلب مدیران از این مرحله به سرعت عبور می‌کنند. استرس موجود بر روی کار باعث فرار ذهنی مدیران از مرحله ابتدایی می‌شود. به همین خاطر، تیم با سرعت بیشتری به انجام پروژه پرداخته و شناخت و درک مسیر دشوار خواهد شد. در نتیجه امکان شکست در پروژه بالا می‌رود.
عدم شفافسازی پروژه
یکی دیگر از اشتباهات مدیریت پروژه، عدم شفافسازی در هدف یک طرح است. وقتی اعضای تیم با هدف نهایی طرح آشنا نباشند و از همان روز اول محدوده‌های کاری برای آن‌ها تعیین نشده باشد، انجام پروژه دشوار خواهد بود. از پنل‌های لازم کسب‌وکار برای یک پروژه، نرم‌افزاری مناسب با بررسی و کنترل پروژه است. تیمیجر یکی از مناسب‌ترین انتخاب‌ها برای کنترل پروژه‌های شما و شفافسازی در روند آن خواهد بود. عدم برنامه ریزی و شکست‌های احتمالی به اندازه شفاف نبودن اهداف، در شکست پروژه موثر نیستند. وقتی ندانید باید روی چه موردی تمرکز کنید و تمام انرژی تیم را روی چه بگذارید، در انجام آن مردد و گمراه خواهید شد. به همین خاطر متخصصان صنعت، روش DUMB را برای شفافسازی اهداف استفاده می‌کنند. این واژه، مخفف کلماتDoable, Understandable, Beneficial, Manageable است. پس به ترتیب یعنی هدف قابل اجرا، قابل فهم، قابل مدیریت و برای اعضا سودمند باشد.
ارتباطات ضعیف بین کارکنان پروژه
یکی دیگر از اشتباهات رایج در پیش بردن پروژه، ارتباط ضعیف و ناکافی بین اعضا و مدیران آن است. وقتی اعضای تیم از اتفاقات جدید پروژه باخبر نبوده و به طور کلی در جریان روند نباشند، پروژه به افت کیفیت دچار می‌شود. تیمیجر، نرم‌افزاری برای مدیریت پروژه و کسب و کار شما است. به همین خاطر، کارکنان کسب‌وکارهای آنلاین، به راحتی می‌توانند به کمک آن ارتباط خوبی با یکدیگر داشته و در جریان امور قرار بگیرند.
عدم رعایت برنامه در انجام پروژه؛ از اشتباهات مدیریت منابع
برای اینکه یک پروژه به بهترین نحو پیش برود، لازم است تا از یک برنامه کلی پیروی شود. رعایت این برنامه تا رسیدن به نتیجه و هدف، توسط همه‌ی اعضای تیم لازم و ضروری است. مشخص بودن وظایف و تعیین مسئولیت‌ها در انجام پروژه مهم خواهد بود. برای اینکه تیم متمرکز مانده و تمام فرایندها رعایت شود، یک ساختار و برنامه کلی باید طرح شده باشد. تیمیجر به شما کمک میکند تا بین مدیران و کارکنان پروژه ارتباطی دو سویه برقرار باشد. در نتیجه مدیران از روند برنامه باخبر بوده و با کمک این نرم‌افزار کسب‌وکار آنلاین، روند کلی طرح به راحتی بررسی خواهد شد.
برآوردهای اشتباه درمورد زمان و بودجه
مشورت کردن درمورد پروژه، تخمین هزینه ها و بررسی زمان مورد نیاز برای کسب‌وکار، یکی از اصلی‌ترین فرایندهای لازم در مدیریت پروژه است. عدم بررسی هر یک از این موارد و عدم دستیابی به برآوردهای لازم، از اشتباهات مدیریت پروژه است.
عدم ارزیابی پروژه تکمیل شده
یک طرح ایده‌آل، شامل بررسی تمام مراحل و فرایندهای لازم است. متأسفانه بسیاری از مدیران، ارزیابی پروژه را در پایان کار رها می‌کنند. این کار بدنه اصلی پروژه را سست کرده و با عدم بررسی، امکان خطای کار بالا می‌رود. بهتر است در جلسه‌ای کوتاه، اعضای تیم به همراه مدیران پروژه، به بررسی و ارزیابی مراحل طی شده بپردازند. از ابزارهای کمک‌کننده به شما در ارزیابی تمام مراحل، تیمیجر خواهد بود. اطلاع از مراحل پروژه و فعالیتهای صورت گرفته توسط اعضا، به کمک تیمیجر امکان‌پذیر است.
عدم استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
این نرم‌افزارها، از ساده‌ترین پنل‌ها برای کمک به عملکرد بهتر پروژه‌های شما هستند. استفاده از فناوری‌ها و ابزارهای گوناگون موجود در مارکت‌ها، از عوامل موثر در انجام پروژه هستند. عدم استفاده از ابزارهای شناخته شده در این مورد، از عوامل موثر بر اشتباهات مدیریت پروژه خواهد بود. نرم‌افزار تیمیجر، ابزاری لازم برای کسب‌وکارهای آنلاین است. برای دورکاری‌ها مناسب بوده و با طرحی جامع، مدیران را از روند کلی طرح کسب‌وکاری خود باخبر میکند.
در آخر
سیستم یکپارچه مدیریت کسب‌وکار تیمیجر، از جامع‌ترین ابزارهای لازم برای مدیریت پروژه است. مدیریت جلسات، هزینه‌های جاری و پروژه‌ها با کمک این نرم‌افزار به بهترین نحو امکان‌پذیر است. مدیران پروژه با کمک تیمیجر می‌توانند از اشتباهات مدیریت پروژه خودداری کنند و با اطلاعات جامع و کامل خود از اعضای تیم، کاملا در جریان روند باشند. در صورت تمایل می‌توانید از تعرفه‌های موجود در سایت برای مدیریت کسبوکارتان استفاده کنید.