این روزها گزارش دهی یکی از مهم‌ترین نیازهای مدیران است. برای مدیریت هر سازمان یا شرکتی، داشتن یک گزارش دقیق نیاز بوده و نوشتن آن به مهارتی خاصی نیاز دارد.
تیمیجر یک سامانه آنلاین مدیریت تیم بوده که برای مدیریت سازمان‌ها به صورت حضوری و دورکاری طراحی شده و امکاناتی از قبیل گزارش دهی با ابزارهای مدیریت پروژه را در اختیار شما قرار می‌دهد.
گزارش چیست؟
گزارش یک نوع متن خبری بوده که وظیفه دارد، تمامی اطلاعات درباره یک پروژه، یک بخش و یا یک فردی را به فردی دیگر انتقال دهد. گزارشها انواع متفاوتی دارند و در هر نوع از گزارش، اطلاعات مختلفی به افراد داده می‌شود. در اصل گزارش همان متنی است که باید بدون حضور شما، تمامی اطلاعات مورد نیاز را به مدیر منتقل کرده و او بتواند درباره فرایند انجام کار تصمیم بگیرد. بنابراین، گزارش باید به صورت کامل، جامع و دقیق نوشته شده، به‌طوری که تمامی اطلاعات را بدون حضور شما در کمترین زمان به فرد بالا دست منتقل کند.
نوشتن گزارش برای فرد بالا دست یا مدیر، یک نوع مهارت به حساب آمده و ممکن است باعث پیشرفت شما در جایگاه شغلی‌تان شود. زیرا نوشتن گزارش خوب و دقیق، اعضای یک شرکت و روند کار آنها را دقیق‌تر کرده و باعث پیشرفت شرکت و کارمندان آن می‌شود. با توجه به تحقیقات انجام شده، 70 درصد پروژه‌ها در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف به دلیل نبود هماهنگی دقیق و عدم گزارش دهی خوب، با شکست مواجه میشوند. گزارش دهی هر روز و هر روز اهمیت بالاتری نزد مدیران پیدا کرده و کسب مهارت گزارش دهی یک نمره مثبت برای هر فردی حساب می‌شود.
انواع گزارش
همان‌طور که گفته شد، گزارشها انواع متفاوتی دارند که هرکدام در موقعیت خاصی استفاده می‌شود.
به طور مثال، گزارشها از نظر محتوایی می‌توانند به صورت توصیفی نوشته شوند که در آنها فقط نتیجه کار، پروژه یا وضعیت موجود در یک بخش از سازمان توصیف می‌شود. نوعی دیگر از گزارشها، تحلیل بوده و نه تنها نظرات و راهکارهای کارمندان شرکت را انتقال می‌دهد، بلکه می‌تواند نقادانه هم باشد. یعنی شما به عنوان نویسنده گزارش اجازه دارید که پیشنهادات و انتقادات خود را در آن به مدیرتان منتقل کنید. ولی در کل، رایج‌ترین شکل برای گزارش دهی، به صورت توصیفی است.
گزارشها از نظر موضوعی هم انواع متفاوتی داشته و از نظر موضوعی شامل گزارش‌هایی مثل وضعیتی، مالی، پیشرفتی، اجرایی، اداری و غیره می‌شود.
گزارشها از نظر زمانی هم تقسیمبندی شده که می‌توانند به صورت روزانه، هفتگی، سالانه یا موردی هم باشند.
در نهایت، گزارشها از نظر نوع ارائه هم تقسیمبندی میشوند که شامل گزارشهای کتبی، شفاهی و تصویری است.
مزایا گزارش دهی دقیق
امروزه گزارش دهی با ابزارهای مدیریت پروژه به یکی از مهم‌ترین کلیدهای موفقیت در همه سازمان‌ها و شرکت‌ها تبدیل شده است. گزارش نویسی شامل مزایایی می‌شود که این مزایا عبارت‌اند از:
- گزارش نویسی در محیط یک شرکت یکپارچگی ایجاد میکند.
- با گزارش نویسی از اشتباهات در روند کار آگاه می‌شوید و آن اشتباه را دوباره تکرار نخواهید کرد.
- گزارش خوب سبب جهت‌گیری شرکت و جلوگیری از اشتباه، دوباره کاری و هرج‌ومرج در بخش‌های مختلف می‌شود.
- با داشتن یک مجموعه از گزارشهای خوب و دقیق، مدیران می‌توانند تصمیم گیری درستی انجام داده و به پیشرفت آن سازمان کمک کنند.
- با گزارش نویسی، مشکلات به موقع و با راهکاری منطقی حل میشوند.
- یک ارتباط درست بین کارمند و مدیر با گزارشی درست شکل می‌گیرد.
- اگر مجموعه‌ای از گزارشهای دقیق وجود داشته باشد، مدیران بعدی یک شرکت دچار اشتباهی و شکست نخواهند شد.
- گزارش نویسی از بروز اختلال در روند کار بعد از خروج یک کارمند جلوگیری میکند.
- گزارش نویسی سبب ایجاد تمرکز در تصمیم گیری و تحلیل موقعیت‌ها می‌شود.
نکاتی در گزارش نویسی
گزارشها ساختاری شامل عنوان، چکیده خلاصه، مقدمه، بدنه و نتیجه گیری است که برای نوشتن هر یک از این بندها باید نکاتی را رعایت کنید تا گزارشی دقیق، جامع و درستی داشته باشید. در ادامه به برخی از این نکات در گزارش نویسی می‌پردازیم.
شفافیت در نوشته
یکی از ویژگی‌های گزارشی خوب، شفاف، صریح و کوتاه بودن آن است. شما باید به عنوان نویسنده گزارش مانند چشم مدیر عمل کرده و تمام وقایع را به طور دقیق و ساده بنویسید. هر چه گزارش پیچیده‌تر نوشته شود، زمان مدیر بیشتر گرفته شده و مانع از بیان دقیق اتفاقات آن سازمان می‌شود. پس تا جایی که ممکن است گزارش خود را کوتاه، مختصر و دقیق بنویسید و از بزرگ‌نمایی وقایع خودداری کنید.
خلاصه نویسی
در نوشتن گزارش، از ورود به حواشی جلوگیری کرده و کاملاً مطالب را خلاصه و مختصر بنویسید. همه مدیران مثل دیگر افراد دارای 24 ساعت در روز هستند و نمی‌توانند زمان زیادی برای خواندن یک گزارش طولانی و بلند بالا بگذارند. گزارش را خلاصه نوشته و از نوشتن حواشی خودداری کنید.
جدا سازی نکات مهم
با استفاده از برخی کلید واژه یا تأکیدها، نکات مهم در گزارش را با حواشی جدا کرده و آنها را با هم اشتباه نگیرید. هر چه سعی کنید که حواشی از گزارش شما حذف شود، باز هم بخشی از گزارش به حواشی می‌روند که شما باید با مهارت، آنها را از نکات مهم جدا کنید.
استفاده از فونت‌های ساده
زیبایی بصری در نوشتن گزارش بسیار مهم است ولی بهتر است برای نوشتن گزارش از فونت‌هایی ساده و مرتب استفاده کنید. مرتب و ساده بودن گزارش از نکات مهمی است که باید رعایت کنید. البته در نوشتن گزارش می‌توانید از نمودارهایی رنگی و جذاب بکار ببرید، ولی فونت را حتماً ساده و مرتب انتخاب کنید. در کل، گزارش یک ماهیت خبررسانی داشته و باید به طور رسمی و مرتب برای مدیران ارائه شود که البته گزارش دهی با ابزارهای مدیریت پروژه این ویژگی را به طور خودکار برای شما فراهم میکند.
رعایت ساختار در نوشتن گزارش
از نوشتن گزارشی مبهم خودداری کرده و تا جای ممکن گزارش خود را با ساختاری دقیق بنویسید، زیرا گزارشهای مبهم باعث بروز اشتباه در تصمیم‌گیری مدیران می‌شود. اگر می‌خواهید گزارشی حرفه‌ای بنویسید، باید ساختار آن را رعایت کنید. به طور مرحله به مرحله سراغ هر یک از موارد بروید تا خواننده گیج نشود.
کمک کننده بودن گزارش
همان‌طور که گفته شد، گزارش دهی در تصمیم گیری مدیران بسیار مؤثر هستند. پس باید گزارش شما به طوری باشد که مدیر بعد از خواندن آن به درستی بتواند درباره هر موضوعی تصمیم دقیقی بگیرد یا درباره آن صحبت کند. به طور کلی، گزارش شما باید به روند پیشرفت سازمان کمک کرده و باعث حل مشکلات آن شود.
مخاطب گزارش خودتان نباشید!
مخاطب گزارش خودتان نیستید، پس گزارش را برای خودتان ننویسید. مخاطب گزارش، مدیر شما بوده و باید تمامی جزئیاتی که او در جریانش نیست را به طور دقیق بیان کنید. گزارشی که می‌نویسید باعث به تنهایی اطلاعات دقیق و کاملی را از هر موضوعی به مدیر انتقال دهد.
امکانات تیمیجر برای گزارش دهی
تیمیجر یک سامانه آنلاین مدیریت تیم بوده که مخفف واژه تیم منیجر است. تیم منیجر در زبان انگلیسی به معنای مدیریت تیم بوده که این اصل یکی از مهم‌ترین راه‌ها برای موفقیت در هر کسب و کاری به حساب می‌آید. استفاده از پنل مدیریت کسب و کار تیمیجر، به کار شما این امکان را می‌دهد تا هم به صورت حضوری و هم به صورت دورکاری، اهداف، استراتژی، پروژه‌ها، گزارشات، وظایف و غیره را مدیریت کنید. طبق این مدیریت صورت گرفته، شما به عنوان یک مدیر می‌توانید بهترین تصمیم‌ها را برای روند کار خود بگیرید. یکی از امکانات تیمیجر، مدیریت کلان بوده که به شما برای دریافت گزارش دهی با ابزارهای مدیریت پروژه کمک میکند.
مدیریت کلان در تیمیجر دارای یک بخشی به نام گزارشات بوده که این بخش بعد از هر اتفاقی در بخش‌های مختلف، یک داده به اطلاعات شما در گزارشات اضافه می‌شود. در این قسمت تمامی گزارشاتی که شما برای مدیریت یک کسب و کار به آن نیاز دارید، در اختیار شما قرار خواهد گرفت. این گزارشات شامل پیش بینی پروژه‌ها، سود مالی، گزارش کاربران، مانده دریافتی، عملکرد کاربران در پنل و ورود آنها است.
در آخر
استفاده از سامانه آنلاین مدیریت تیم و مدیریت پروژه تیمیجر برای مدیریت هر سازمانی لازم بوده و امکانات بسیار خوبی را در اختیار شما قرار می‌دهد. از جمله این امکانات گزارش دهی با ابزارهای مدیریت پروژه است که به صورت روزانه، هفتگی و سالیانه در اختیار شما قرار گرفته می‌شود.