بخش مهمی از فعالیت‌های روزانه کارکنان یک سازمان مربوط به ثبت و مدیریت گزارشات می‌شود که معمولا برای مدیران اهمیت بسیار بالایی دارد. امروزه با کمک تکنولوژی روش‌های نوینی برای این فرایندها به وجود آمده است که در ادامه به بررسی آن‌ها خواهیم پرداخت.
ثبت و مدیریت گزارشات؛ یکی از اساسی‌ترین نیازهای سازمان
یکی از نیازهای کسب‌وکارها و مخصوصا سازمان‌های بزرگ مستندسازی است. تهیه و بایگانی مستندات به سازمان کمک خواهد کرد تا تحقیقات دقیق‌تری انجام دهد و تصمیمات بهتری‌تری اخذ کنند. بسیاری از سازمانها هزینه‌ها و زمان بسیار زیادی را صرف مستندسازی، ثبت و مدیریت گزارشات می‌کنند تا بتوانند از آن‌ها در جلسات مدیریتی و نظارتی به‌عنوان یک بازوی مطمئن استفاده کنند.
امروزه کسب‌وکارها به سمت فناوری حرکت می‌کنند و یکی از خدمات تکنولوژی به سازمانها ارائه سیستم‌های خودکار ثبت و مدیریت گزارشات است که با نام اتوماسیون اداری شناخته می‌شود. این سیستم‌ها قادر هستند تا گزارشات را هر روز در یک سیستم یکپارچه ذخیره کنند و به‌راحتی در دسترس باشند. از طرفی ثبت به‌صورت سیستمی خطای کمتری هم خواهد داشت و نظم داده‌ها و اسناد بیشتر خواهد بود.
سامانه آنلاین مدیریت کسب و کار تیمیجر نرم‌افزاری برای مدیریت امور اداری و اسناد سازمان است که می‌تواند باعث کاهش بسیاری از هزینه‌ها و صرفه‌جویی در مصرف منابع مختلف مثل زمان، نیروی انسانی و انرژی … شود.
مزایای ثبت و مدیریت گزارشات به‌صورت سیستمی
استفاده از روش های سیستماتیک برای ثبت گزارشات می‌توانند مزایای زیادی را به همراه داشته باشد که در ادامه به معرفی آن‌ها خواهیم پرداخت.
از بین بردن خطای انسانی
زمانی که گزارش‌ها در سیستم‌ها ثبت شوند دسترسی به آن‌ها آسان‌تر خواهد بود. همچنین با استفاده از ویژگی‌هایی مثل فرم‌های پیش‌نویس، بررسی صحت گزارش به‌صورت خودکار، طرح سوالات برای اخذ دقیق اطلاعات و … بسیاری از خطاهای انسانی مثل فراموشی در وارد کردن جزییات یا اشتباه تایپی از بین خواهد رفت و بدین ترتیب اطلاعات دقیق‌تری را در اختیار مدیران و تصمیم‌گیران قرار خواهد گرفت. درنتیجه معضلاتی مثل جریمه و دوباره‌کاری تا حد زیادی کاهش خواهد یافت و تاثیر مثبتی بر روحیه و توان ذهنی کارکنان خواهد گذاشت.
افزایش کیفیت ارتباطات سازمانی
با ثبت و مدیریت گزارشات از طریق نرم‌افزارهای مدیریت کسب‌وکار هر شخصی می‌تواند راحت‌تر و سریع‌تر گزارش‌های خود را به مدیر مربوطه ارائه دهید. از طرفی تبادلات اطلاعاتی بین واحدها نیز نیازی به مراجعه فیزیکی یا حضور الزامی گیرنده اطلاعات نخواهد داشت و سرعت و کیفیت ارتباطات سازمانی افزایش پیدا خواهد کرد.
خداحافظی با کاغذهای پردردسر
کاغذ می‌تواند گم یا مخدوش شود و اصلا به طور کلی از بین برود. تا چند سال پیش تبادلات همیشه بر پایه کاغذ و نگارش‌های دستی بود که مشکلات بسیار زیادی را به سازمانها تحمیل می‌کرد. این روزها تبادلات سنتی و مستندسازی کاغذی تا حد زیادی از بین رفته است و جای خود را به سیستم‌های یکپارچه مدیریت کسب و کار داده است. سامانه آنلاین مدیریت کسب و کار تیمیجر می‌تواند میزبان تمام مکاتبات اداری شما باشد تا علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه نوشت‌افزار، مکاتباتی دقیق‌تر و منسجم‌تر را تجربه کنید.
افزایش سرعت در همه بخش‌های سازمان
هر روز اغلب کارمندان و کارکنان یک کسب‌وکار یا سازمان باید زمانی را صرف مستندسازی و یا بایگانی مدارک کنند. حال اگر ثبت و مدیریت گزارشات به‌صورت سیستمی و با صرف زمان کمتر انجام شود یعنی هر شخصی مقداری زمان اضافه خواهد داشت. اگر هر فردی بتواند از زمان صرفه‌جویی شده در جهت رشد و توسعه فردی یا کمک به فرایندهای سازمان استفاده کند در نهایت سازمان فعالیت بیشتری خواهد داشت و در نتیجه اهداف را زودتر محقق خواهد کرد. اگر ۲۰ نیروی فعال در یک کسب‌وکار حضور داشته باشند و با استفاده از سامانه آنلاین مدیریت کسب و کار تیمیجر هر کدام در روز ۲۰-۳۰ دقیقه در زمان صرفه‌جویی کنند، روزانه معادل ۸-۱۰ ساعت کار بیشتر تولید خواهد شد که برابر با ساعات کاری یک نیروی فعال در روز است.
اتخاذ تصمیم‌ها بر پایه واقعیت‌ها
با ثبت و مدیریت گزارشات به‌صورت آنلاین مدیران همیشه به اسناد و مدارک مختلف دسترسی خواهند داشت. این سهولت دسترسی باعث استفاده بیشتر و در نتیجه اخذ تصمیمات بر پایه واقعیت‌ها خواهد شد. قطعا تصمیماتی که بر پایه واقعیت‌ها باشد نتایج بهتری خواهد داشت و سرمایه‌های سازمانی را کمتر هدر می‌دهد. بدین صورت بهره‌وری سازمان افزایش پیدا می‌کند و طی کردن مسیر رشد و ترقی آسان‌تر خواهد بود.
دسترسی به بانک عظیمی از سوابق
با استفاده مداوم از سامانه آنلاین مدیریت کسب و کار تیمیجر تمام اسناد و مدارک به‌صورت الکترونیکی بایگانی خواهد شد. سختی و هزینه‌های بایگانی‌های فیزیکی اسناد گاهی موجب می‌شود از ثبت و بایگانی بخشی از مدارک صرفه نظر شود اما در سیستم‌های آنلاین به علت سهولت و سرعت بالا هر مدرکی قابلیت مستند شدن را دارد. پس از مدتی بانک عظیمی از داده در اختیار مدیران خواهد بود و می‌توانند بررسی‌ها و ارائه گزارش‌های فصلی، سالانه و حتی برای دوره‌های چند ساله را راحت‌تر انجام دهند.
نظارت، رصد و پیشگیری به‌موقع
یکی از مهم‌ترین مزیت‌های ثبت و مدیریت گزارشات به‌صورت آنلاین، نظارت راحت‌تر بر نحوه عملکرد کارکنان است. دیگر نیازی به روش‌های بحث‌برانگیز و غیراخلاقی برای رصد فعالیت‌های هر شخصی نخواهد بود و گزارش‌ها و مستندات ارسال شده می‌تواند به‌خوبی عملکرد او را توضیح بدهد. همچنین با مطالعه دقیق گزارش‌ها و بررسی‌های به‌موقع می‌توان از بروز خسارت‌ها و هدررفت سرمایه‌های مختلف جلوگیری کرد.
تعامل با شرکا، مشتریان و سازمانها
بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت کسب و کار قابلیت اتصال به پلتفرم‌های مختلف را دارند. برای مثال ویژگی اتصال و خواندن اطلاعات از وب‌سایت‌های مربوط به موضوعات مالی و مالیاتی، امکان پرداخت آنلاین، برقراری ارتباط با مشتری، اتصال به سامانه‌های شرکت‌های همکار و … می‌تواند بخش زیادی از مکاتبات خارج از سازمان را نیز در برگیرد. به این ترتیب علاوه بر صرفه‌جویی‌های درون‌سازمانی روابط خارج از سازمان را نیز بهینه خواهد شد.
جمع‌بندی
امروزه ثبت و مدیریت گزارشات به‌صورت آنلاین بین سازمان‌های مختلف بسیار رواج یافته است و نرم‌افزارها و توسعه‌دهندگان داخلی و خارجی زیادی توانسته‌اند خدمات بسیار مفیدی در این بخش ارائه کنند. امکانات این نرم‌افزارها هر روز در حال بیشتر شدن است و تلاش می‌کنند تا نیازهای بیشتری از سازمانها را رفع کنند. گرچه هنوز کسب‌وکارهایی وجود دارند که از روش‌های سنتی برای ثبت و مدیریت گزارشات استفاده می‌کنند اما تقریبا فواید این سامانه‌ها بر همگان اثبات شده است و کسب‌وکارهای سنتی هم در آینده‌ای نه چندان دور می‌بایست به این سیستم‌ها و نرم‌افزارها روی آورند.
سامانه آنلاین مدیریت کسب و کار تیمیجر با ارائه خدمات متنوع در بخش ثبت و مدیریت گزارشات و سایر بخش‌های اداری، مالی، بازاریابی و فروش، انبارداری و … تلاش می‌کند تا تمام نیازهای یک شرکت را برای مدیریت هر چه بهتر فرایندهای درون‌سازمانی تامین کند. قطعا استفاده از این نرم‌افزار یک سرمایه‌گذاری مطمئن برای بدست آوردن نتایج بهتر در آینده و رشد و توسعه شرکت خواهد بود. فناوری‌های دیجیتال می‌توانند بیش از محرک‌هایی مثل کاهش قیمت، تبلیغات گسترده، تمایز کیفیت و … به سازمانها در جهت افزایش درآمدها کمک کنند.