امروزه کسب‌وکارها دچار تحولات فراوانی شده‌اند و مدیریت آن‌ها نیز به روش‌های جدید نیاز دارد. دنیای امروز دنیای کدها و رمزها است و دیگر اسناد و دفاتر کاغذی برای مدیریت رمزها کافی نیستند. تیمیجر یک انتخاب مناسب برای کسانی است که می‌خواهند کسب‌وکار و رمزهایشان را به مدرن‌ترین شیوه‌ها مدیریت کنند.
مدیریت رمزها و پسوردها:
یکی از چالش‌های کسب‌وکارهای امروزی دسترسی‌های افراد به بخش‌های مختلف سازمان است. حتی کسانی که کسب‌وکار کوچک و شخصی دارند نیز برای ورود به سامانه‌ها و وب‌سایت‌های مختلف نیاز به نام‌های کاربری متعدد و رمزهای مختلف دارند. وب‌سایت‌های برای ایجاد امنیت بیشتر هر روز سخت‌گیری‌های جدیدی در مورد ورود کاربران دارند. معمولاً تعداد رمزهای یک نیروی انسانی در سازمان‌های تکنولوژی محور و یا استارتاپ به حدی زیاد است که حفظ کردن آن تقریباً غیرممکن شده است.
از همین رو افراد برای ذخیره و مدیریت رمزها به روش‌های مختلف روی می‌آورند که هر کدام چالش‌ها و سختی‌های خاص خودش را دارد. مشکلات امنیتی، نحوه دسترسی به بانک رمزها، انتقال به سایر دستگاه‌های الکترونیکی، نحوه مدیریت رمزهای اشتراکی و … از جمله چالش‌هایی است که ممکن است در مورد رمزها وجود داشته باشد.
از همین جهت در هر سازمانی نیاز به یک سامانه یکپارچه و مطمئن برای مدیریت کسب‌وکار و ذخیره رمزها نیاز است. حتی شخصی که کسب‌وکار کوچکی دارد هم باید از یک نرم‌افزار مناسب برای مدیریت رمزها استفاده کند. در ادامه به بررسی اهمیت رمزها و قابلیت‌های سامانه آنلاین مدیریت کسب‌وکار تیمیجر در حفظ رمزها می‌پردازیم.
چرا نباید از روش‌های قدیمی استفاده کرد؟
حتی امروز هم اشخاص زیادی را می‌بینیم که رمزهای مختلف را در مرورگر خود ذخیره می‌کنند تا با مراجعه به وب‌سایت سریعاً وارد پنل کاربری مورد نظر شوند. برخی افراد رمزها را در فایلی جداگانه قرار می‌دهند که رمزنگاری خاصی ندارد و به‌راحتی قابل باز شدن است. عده‌ای رمزها را در فضای ابری نرم‌افزارهای مختلف مثل گوگل درایو ذخیره می‌کنند تا پایداری آن تضمین شده باشد. تقریباً تمام این کارها غیر ایمن محسوب می‌شود و از طرفی دسترسی‌های لازم را در یک شرکت یا سازمان بزرگ یا حتی متوسط نمی‌تواند تأمین کند.
مشکلاتی بر سر راه رمزها
مدیریت رمزها باید به صورتی باشد که امنیت آن‌ها تأمین شود. ذخیره یک رمز روی مرورگر و یا یادداشت کردن آن بر روی اسناد فیزیکی می‌تواند به‌راحتی باعث از بین رفتن و یا سوءاستفاده از رمز شود. حتی ذخیره آن در فایل‌های مختلف مثل ورد یا تکست نیز ایمن نیست و با نفوذ هکرها به سیستم به‌راحتی قابل دسترسی است.
برخی از سازمان‌ها از اعتماد به افراد قدیمی و یا هسته اصلی شرکت برای ذخیره رمزها بهره می‌گیرند. واضح است که این اتفاق می‌تواند بسیاری از امور شرکت را وابسته به اشخاص کند و فرایندها همیشه در خطر توقف و اختلال باشند. قطعاً اعتماد به نیروی انسانی، با هر میزان از تعهد و سابقه، چالش‌های خاص خود را دارد و بسیاری از مواقع به‌خاطر فراموشی و یا اهمال افراد، سازمان‌ها دچار مشکلات جدی شده‌اند.
همچنین رد و بدل شدن یک کاغذ یا فایل حاوی رمز بین افراد مختلف در سازمان می‌تواند باعث ایجاد تغییر در رمز و در نتیجه بی‌استفاده شدن آن شود. بخش مهمی از مدیریت رمزها مربوط به کنترل دسترسی‌ها است و با یک فایل عادی یا چند تکه کاغذ نمی‌توان دسترسی‌ها کنترل کرد. حتی استفاده از فضاهای اشتراکی گوگل درایو یا نرم‌افزارها و وب‌سایت‌های خارجی نیز تضمین‌کننده دسترسی افراد تعیین شده به رمزها نیست. به‌علاوه استفاده از چنین فضاهایی همراه با خطر از دسترس خارج شدن سرویس مربوطه برای کاربران ایرانی و یا ناپایدار شدن سرویس را دارد.
مدیریت رمزها در سامانه آنلاین مدیریت کسب‌وکار تیمیجر
یکی از جذاب‌ترین بخش‌های پنل مدیریت کسب‌وکار تیمیجر بخش مدیریت دانش است. در این بخش شما می‌توانید از قابلیت قسمت آرشیو استفاده کنید و رمزهای خود را به بهترین نحو مدیریت کنید. در این بخش شما می‌توانید رمزهای مورد نیاز را ذخیره کنید و دسترسی‌های مختلف را برای بهره‌گیری از رمزها ایجاد کنید. گاهی نیاز است برای کل سازمان دسترسی به یک رمز ایجاد شود و گاهی فقط بخش کوچکی از یک سازمان یا حتی یک نفر باید رمز خاصی را در اختیار داشته باشد.
با توجه به اینکه هر کاربر و نیروی سازمان پنل و دسترسی‌های مشخص دارد نیازی نیست نگران خدشه‌دار شدن امنیت رمز باشید. حتی دیگر جابهجاییهای پرسنل در موقعیت‌های شغلی سازمان یک چالش برای مدیریت رمزها نخواهد بود و به‌راحتی دسترسی‌ها قابل ویرایش است. از طرفی جابهجاییهای افراد در میزهای مختلف نیز نگران‌کننده نیست؛ زیرا رمزها در سامانه‌ای ذخیره شدند که نام کاربری و رمزی متعلق به یک شخص خاص دارد و فایلی در کامپیوتر فرد ذخیره نشده است. بدین ترتیب تغییرات دستگاه‌های الکترونیکی هم همراه با چالش نخواهد بود و مدیریت رمزها از طریق یک هسته مرکزی قابل انجام است.
جلوگیری از خطای انسانی در مدیریت رمزها
از دیگر مزایای استفاده از سامانه آنلاین مدیریت کسب‌وکار تیمیجر عدم نیاز به حفظ کردن رمزها و دوری از خطای انسانی است. همان‌طور که ذکر شد هر روز به تعداد رمزهای مورد نیاز اضافه می‌شود و وب‌سایت‌های پذیرنده نیز سخت‌گیری بیشتری در مورد رمزگذاری به خرج می‌دهند. با استفاده از این سیستم تنها می‌بایست یک مرز را در خاطر بسپارید تا به مابقی رمزها و نام کاربری‌ها دسترسی داشته باشید. درنتیجه شما می‌توانید برای سایر حساب‌ها رمزهای ایمن و سخت‌تری طراحی کنید زیرا دیگر نیاز به حفظ کردن کاراکترهای سخت و متوالی نخواهد بود.
یکی دیگر از مزایای استفاده از بخش مدیریت رمزها صرفه‌جویی در زمان است. با قابلیت‌های این نرم‌افزار شما می‌توانید سریع‌تر رمز و نام کاربری را وارد کنید و زمانی را برای به یاد آوردن و یا تایپ کردن از دست ندهید. گرچه شاید این زمان بسیار اندک به نظر برسد اما برای افرادی که در روز بارها نیاز به ورود به حساب‌های کاربری مختلف دارند، مجموع زمانی عدد قابل توجهی خواهد بود. بنابراین با این کار زمان شما به هدر نخواهد رفت و خستگی ذهنی کمتری به سراغ شما خواهد آمد.
جمع‌بندی
مدیریت رمزها در کسب‌وکارهای نوین دیگر تنها یک خلاقیت برای افزایش سرعت عمل نیست، بلکه یک امر ضروری برای تأمین امنیت سرمایه‌های سازمان و اجرای صحیح فرایندها است. داشتن یک سامانه کارآمد و جامع برای ذخیره رمزها به شما این امکان را می‌دهد که دسترسی‌های مختلف ایجاد کنید و از خطرات احتمالی آن هراسی نداشته باشید. همچنین می‌توانید به‌سرعت دسترسی‌ها را ویرایش کنید و از تغییرات سازمانی عقب نمانید. با این کار شما تا حد زیادی از شر دسترسی‌های غیرضروری، مشکلات فراموشی رمز، نیاز به تغییرات مداوم، اخذ تعهدات قانونی و … رها خواهید شد و به‌راحتی مدیریت رمزها را انجام خواهید داد. بخش مدیریت رمزهای سامانه آنلاین مدیریت کسب‌وکار تیمیجر یک راهکار مناسب برای کسب‌وکارهایی است که کارکنان آن‌ها هر روز با نام کاربری و رمزهای زیادی سروکار دارند و چالش‌های مختلفی را در این زمینه تجربه کرده‌اند.