با توجه به اینکه مهم‌ترین و اصلی‌ترین دلیل موفقیت یک کسب و کار، مدیریت درست آن است بنابراین تیمیجر به عنوان مدیریت تیم نیز یک پنل مدیریتی کامل است که دارای بخش‌های مختلفی مثل مدیریت جلسات است.
بعد از گسترش شرکت‌های مختلف، زیاد شدن کارمندان یک شرکت، بالا رفتن متغیرهای محیطی و… مدیران کسب و کار به این نتیجه رسیده‌اند که برای بازدهی بیشتر و بهتر است با ایجاد و مدیریت جلسات در راستای رسیدن به هدف با همکاری تمام اعضای تیم تلاش کنند. بنابراین برگزاری و مدیریت جلسات به عنوان یک راه خوب برای رسیدن به اهداف یک کسب و کار بوده و یکی از اصلی‌ترین مراحل یک مدیریت درست برای یک مجموعه است.
در ادامه‌ی این مطلب به بررسی اصول و روش‌های مدیریت جلسات می‌پردازیم.
اصول مدیریت جلسات
با توجه به اینکه در بسیاری از مواقع جلساتی بی‌دلیل و بدون بازدهی در شرکت‌های مختلف انجام می‌شود، برای داشتن یک جلسه‌ی خوب با نتیجه‌ای درست، لازم است اصول برگزاری جلسات را کاملا رعایت کنید. برخی از این اصول شامل موارد زیر است:
بررسی لزوم تشکیل جلسات
اولین اصل مهم در مدیریت جلسات، بررسی و تشخیص لزوم برگزاری آن است. در بسیاری از مواقع، بعد از مواجه شدن با یک مشکل کوچک، تمام اعضای تیم در صدد برگزاری یک جلسه بر می‌آیند. این جلسات، جلساتی غیر ضروری هستند که تنها باعث هدر رفتن وقت اعضای گروه و خرج شدن سرمایه خواهد شد.
نکته‌ی مهمی که در رابطه با این موضوع وجود دارد این است که برگزاری یک جلسه باید آخرین راه موجود باشد. زیرا تنها در این صورت است که اهمیت جلسات در یک شرکت به طور کامل حفظ شده و بازدهی مناسب خواهند داشت.
تعیین زمان‌بندی جلسه و نوشتن صورت جلسه
در ابتدا لازم است شما به طور کامل از هدف برگزاری جلسه آگاه بوده و برای رسیدن به آن به درستی برنامه ریزی کنید. بنابراین یکی از اصول مهم مدیریت جلسات زمان‌بندی است؛ به این منظور که زمان تقریبی که ممکن است جلسه طول بکشد را باید تخمین زده و برای تک تک لحظات آن برنامه ریزی کرد. همچنین خیلی مهم است که حتما به تمام اعضای شرکت، زمان دقیق برگزاری جلسه اطلاع داده شود.
همچنین با نوشتن برنامه ریزی دقیق جلسه و نوشتن آن تحت عنوان صورت جلسه باعث می‌شود تا زمان خیلی کمتری به هدر رفته و همچنین تمام اعضا از تصمیمات و اتفاقات موجود در جلسه آگاه باشند.
کنترل تعداد اعضای شرکت کننده در جلسه
برخلاف تصور عموم مردم از جلساتی که در شرکت‌های مختلف برگزار می‌شود و تعداد زیادی از افراد شرکت دور هم جمع شده و تشکیل جلسه می‌دهند، یک جلسه‌ی مفید و کارآمد جلسه‌ای است که تعداد افراد شرکت کننده‌ی آن کنترل شده باشد؛ به گونه‌ای که تنها افرادی که تاثیر مهمی در روند جلسه دارند حضور داشته باشند.
نکته‌ی مهم دیگری که وجود دارد این است که کم بودن تعداد افراد یک جلسه به عنوان یکی از اصل‌های مهم مدیریت جلسات باعث راحت شدن مدیریت آن جلسه و تصمیم گیری نهایی می‌شود.
روش‌های مدیریت جلسه
این موضوع که تعامل کافی بین اعضای گروه برقرار شود و در نهایت در زمانی کوتاه به یک نتیجه‌ی خوب برسند همان موضوعی است که در مدیریت جلسات باید به آن پرداخت. در ادامه به راه‌های مدیریت جلسات توسط مدیران می‌پردازیم.
تعیید دستی موضوع، اهداف و صورت جلسه
با نوشتن موضوع جلسه و اهداف برگزاری آن، تمام اعضای جلسه از هدف برگزاری آن آگاه شده و با توجه به این که به یک موضوع واحد فکر می‌کنند برای رسیدن به آن بهتر تلاش می‌کنند. نظمی که در جلسه ایجاد می‌شود با نوشتن همین موضوعات است، بنابراین یک مدیر خوب برای مدیریت جلسات شرکت خود، قبل از برگزاری جلسه تمام این موارد را مشخص کرده و به اعضای تیم نیز استفاده از قلم و کاغذ حین جلسه را توصیه خواهد کرد.
استفاده از برنامه‌های مدیریت جلسات آنلاین
بعد از مجازی شدن بسیاری از امور در سراسر جهان، خیلی از شرکت‌ها وکسب و کارهای مختلف شروع به برگزاری جلسات آنلاین بین اعضای خود کردند. مدیریت این جلسات آنلاین تنها با استفاده از یک برنامه‌ی اینترنتی انجام می‌شود که با اتفاقا دارای دقت و کیفیت بسیار بالایی بوده و باعث افزایش بازدهی جلسات می‌شود.
لازم به ذکر است که برای مدیریت جلسات حضوری نیز می‌توان از این برنامه‌های آنلاین مدیریت جلسات و قابلیت‌های مفیدی که دارند استفاده کرد. برخی از این قابلیت‌ها به تفکیک شامل موارد زیر است:
- تعیین صورت‌جلسه
- تعیین افراد شرکت کننده
- اطلاع رسانی و یادآوری به افراد شرکت کننده
- تعیین زمان و مکان
مشکلات مدیریت جلسات
با توجه به اینکه یک جلسه به عنوان یک فعالیت پیچیده از تعدادی افراد مختلف با دیدگاه‌ها و شخصیت‌های متفاوت تشکیل شده است، امکان بروز یک سری از مشلات در حین برگزاری و مدیریت جلسات وجود دارد که در ادامه به بررسی چند نمونه از آن‌ها می‌پردازیم.
عدم توجه افراد به یک موضوع واحد
عدم تمرکز و توجه در اعضای یک جلسه امری رایج در اکثر جلسات است که دلایل مختلفی دارد. اما برای حل این مشکل، تعیین موضوع جلسه قبل از برگزاری آن و اطلاع به اعضا، راه حلی نسبتا آسان است. لازم به ذکر است که یک مدیر خوب با ایجاد حس همدلی بین اعضای خود، فکر و نظر آن‌ها را به یک سو برده و کسب و کار خود را به درستی مدیریت می‌کند.
تراکم و تداخل گفت و گوها
با توجه به اینکه بسیاری از افراد مایل به حرف زدن و بیان کردن نظرات خود در جلسات هستند، مشکل تراکم گفت و گو بین اعضا مخصوصا در جلساتی که تعداد افراد شرکت کننده‌ی بیشتری دارد، مشکلی رایجی است که باعث منحرف شدن از موضوع اصلی جلسه می‌شود. این مشکل توسط مدیر جلسه و با برقراری یک نظم و تعادل بین افراد برای صحبت کردن در زمان‌هایی مشخص قابل حل است.
مشخص نبودن مسئولیت و نقش افراد
یکی از مشکلات مدیریت جلسات به عنوان یکی از بخش‌های اصلی تیمیجر این است که اعضای حاضر در جلسه از مسئولیت و نقش خود مطلع نباشد. این اطلاع رسانی باید قبل از برگزاری جلسه صورت بگیرد تا افراد طبق نقشی که در پروژه دارند صحبت و فعالیت داشته باشند و به نتیجه بخش بودن جلسه کمک کنند.
در آخر
برای داشتن کسب و کاری موفق، مدیریت جلسات به عنوان یکی از بخش‌های مهم تیمیچر است که باید آن را به درستی اجرا کرد. برای یک مدیریت جلسات درست در یک کسب و کار باید جلسه را هدف گذاری کرده و برای رسیدن به آن برنامه ریزی کرد. همچنین برگزاری جلسه در یک زمان و مکان درست نیز امری تاثیرگذار بر بازدهی یک جلسه برای شرکت است.
در این مطلب به اصول مدیریت جلسات و روش‌های برگزاری و مشکلات آن اشاره کردیم و سعی بر این بود که تا میزان قابل قبولی از اهمیت مدیریت جلسات در یک پنل مدیریتی کامل آگاه شوید.