برای انجام هر پروژه‌ای، نیازمند رهبری است که آن را مدیریت کرده و تمامی اعضا تیم را کنار یکدیگر جمع نگه دارد و نبود یک مدیر برای به اتمام رساندن پروژه، مساوی با شکست آن پروژه است.
ابزار مدیریت پروژه برای مدیران به دست اعضای تیم تیمیجر طراحی شده تا مسیر مدیریت را هموارتر کرده و تمامی گزارشات و اطلاعات لازم، به طور دقیق در آن ثبت شود.
پروژه و مدیریت آن چیست؟
ابتدا باید با مفهوم پروژه آشنا شده و سپس به مدیریت آن بپردازیم. پروژه به نوعی از فعالیت موقت گفته می‌شود که آغاز و پایانی مشخص دارد، بنابراین باید دارای زمان‌بندی بوده و فعالیت‌های عملی مشخص شده باشد. پروژه به طور روتین نبوده و هر پروژه یک فعالیتی منحصر به فرد به حساب می‌آید که این فعالیت‌های مشخص برای رسیدن به یک هدف خاص برنامه ریزی شده‌اند. برای انجام یک پروژه تیمی ممکن است افرادی متخصص از شرکت‌های دیگر گرد هم جمع شده و برای رسیدن به هدفی خاص، فعالیت‌های خود را انجام داده تا پروژه تکمیل شود. پروژه‌های کاری شامل گسترش یک نرم افزار برای تقویت و بهبود یک کسب و کار، ایجاد آرامش و رفاه بعد از وقوع یک بلای طبیعی، ساخت یک پل یا هر پروژه ساخت و ساز و معماری و توسعه یک محصول به جهت افزایش فروش هستند.
حالا مدیریت پروژه به این معنا است که باید یک برنامه ریزی و زمان بندی دقیق طبق بودجه و زمان معین شده برای پروژه وجود داشته باشد تا به طور دقیق و سر وقت به اتمام برسد. مدیریت پروژه نیازمند دانش خاصی بوده تا با کمک ابزارها و تکنیک‌هایی به خوبی انجام شود. البته علم مدیریت پروژه یک علم و مهارت تازه کشف شده نبوده و از قرن بیستم تاکنون به عنوان یک مهارتی تخصصی کاربرد داشته است.
مدیر پروژه کیست؟
مدیر پروژه کسی است که مسئولیت اجرای پروژه را که شامل اجرا، مدیریت اعضا، برنامه ریزی، حوزه و منابع پروژه می‌شود را از زمان شروع تا اتمام کار بر عهده دارد. ویژگی کلی یک مدیر پروژه خوب، داشتن انضباط و نظم برای رسیدن به یک هدف خاص بوده و مسئولیت پذیری برای انجام دقیق کار تا زمان تکمیل آن است. مسئولیت مدیر پروژه، نظارت روی اجرای منظم وظایف بوده و در زمینه تکمیل پروژه نقشی ندارد. همچنین، کسانی که در جایگاه مدیر پروژه قرار دارند، باید روی خدمات ارائه شده، محصولات و تکنیک‌هایی که در طول روز از آنها استفاده می‌شود، نظارت داشته باشد تا به طور دقیق انجام شود. علاوه بر این مسئولیت‌ها، مدیران پروژه باید اعضای تیم را استخدام کرده و خطرات بر سر راه پروژه را پیش بینی کنند. اعضای تیم یک پروژه باید با یکدیگر ارتباط خوبی داشته و به طور هماهنگ با یکدیگر عمل کنند.
از دیگر وظایف یک مدیر پروژه می‌توان به ایجاد تعادل در روابط بین اعضای تیم، بهبود همکاری و سازمان دهی فعالیت‌های اعضا اشاره کرد. در هر پروژه ممکن است اختلافی پیش بیاید که این موضوع بسیار طبیعی بوده ولی مدیر پروژه باید تمام تلاش خود را کرده تا این اختلافات باعث شکست پروژه نشود.
تاریخچه مدیریت پروژه
از گذشته تا کنون بسیاری از پروژه‌های بزرگ و کوچکی انجام شده که به طور قطع، انجام آنها بدون کمک مدیریت پروژه امکان‌پذیر نبوده است. به طور مثال در 2500 سال قبل از میلاد، فراعنه اهرام مصر را ساختند که ما بعد از سال‌ها هنوز به چگونگی ساخت آن پی نبردیم. دیوار چین در 208 سال قبل از میلاد ساخته شد ولی اسناد موجود، نشان می‌دهد که برنامه ریزی‌های مربوط به آن برای سال‌ها قبل بوده است. طبق تحقیقات انجام شده، بسیاری از پروژه‌های مهم و بزرگ در تاریخ، به دست گروه‌های کوچکی از نیرو کار انجام شده که قطعاً انجام آنها بدون برنامه ریزی، تقسیم کار و زمان بندی امکان‌پذیر نبوده است. همین موضوع نشان می‌دهد که مهارت و علم مدیریت پروژه در گذشته نیز وجود داشته و به نوعی دیگر استفاده می‌شده است.
مراحل مدیریت پروژه
فرایند مدیریت پروژه شامل 4 مرحله بوده که در ادامه به تعریف این 4 مرحله می‌پردازیم.
مرحله اول یا آغازین
در مرحله اول باید ابتدا پروژه شناسایی شده و فعالیت‌های آن مشخص شود. در این مرحله برنامه ریزی، چگونگی انجام کار، انتخاب و استخدام نیروی کار مناسب مشخص شده و به طور کلی، تیم پروژه راه اندازی می‌شود. اگر پروژه شما نیاز به اخذ مجوز دارد، در این مرحله باید مجوزهای لازم گرفته شده و تمامی فعالیت‌های جانبی مربوط به آن تکمیل شود. در نهایت، این مرحله مربوط به راه اندازی پروژه بوده و مسائلی مانند بودجه و برنامه ریزی‌ها در آن مشخص می‌شود.
مرحله دوم یا برنامه ریزی
در مرحله دوم مدیران پروژه باید برنامه‌های خاصی را برای افزایش رضایت مشتریان در نظر گرفته تا نتایج بهتری حاصل شود. در این مرحله باید اولویت‌ها مشخص شده و بستری مناسب برای اعضای تیم آماده شود تا آنها با توجه به میزان بودجه، زمان و امکانات، بهترین نتیجه را به دست آورند. زمان بندی و مدیریت زمان از مهم‌ترین ویژگی‌های یک برنامه ریزی است، زیرا پروژه در زمان معین شده تحویل داده می‌شود.
مرحله اجرایی
در این مرحله مدیران پروژه باید بر روی کار اعضای تیم نظارت کنند و از درستی و کیفیت کار آنها اطمینان حاصل شوند. مرحله اجرایی بیشترین زمان و انرژی را از اعضای تیم گرفته و نیاز به نظارت بالایی است.
مرحله سوم، مرحله کنترل و نظارت
در این مرحله مدیر پروژه عملکرد اعضای تیم را ارزیابی می‌کند و بررسی‌هایی لازم در جهت بودجه و مشکلات ناگهانی را به انجام می‌آورد تا از حرکت درست در مسیر برنامه‌ریزی شده مطمئن شود.
مرحله پایانی
در این مرحله، مدیر پروژه باید بک گزارش دقیق از نتیجه کار و مراحل انجام پروژه به مدیران دیگر ارائه داده تا آنها با نظارت بر روی گزارش و نتیجه کار، موفقیت در پروژه را اعلام کنند.
ویژگی‌های یک پروژه موفق
مسئولیت‌های یک مدیر پروژه بسته به نوع پروژه و شرکتی که در آن کار می‌کند، متفاوت است ولی به طور کلی، برای داشتن یک پروژه‌ای موفق، نیاز به ویژگی‌هایی داریم که این ویژگی‌ها شامل:
- داشتن مهارت‌های لازم برای برقراری ارتباط با دیگر اعضای تیم
- استفاده از ابزار مدیریت پروژه برای مدیران و مهارت کار کردن با آن
- داشتن سابقه کار تا حدود 3 سال که نشان از عادت و مهارت شما در زمینه مدیریت پروژه است.
- داشتن مدارک و گواهی نامه‌هایی که نشان از گذراندن دوره‌های متفاوت و کسب مهارت‌های متفاوت دارد.
- درک دقیق از سود و زیان برای مدیر پروژه واجب بوده و او باید بودجه را به خوبی مدیریت کند.
- مدیر پروژه به عنوان رهبر تیم بوده و باید دارای ویژگی‌های مدیریت شرایط و متقاعد کردن اعضای تیم باشد.
ابزار مدیریت پروژه برای مدیران
تیمیجر یک ابزار برای مدیریت پروژه بوده که مخفف کلمه تیم منیجر است. در زبان انگلیسی، تیم منیجر به معنای مدیریت تیم یا گروه بوده که این موضوع از مهم‌ترین راه‌های موفقیت در هر پروژه یا کسب و کاری است. پنل مدیریت کسب و کار تیمیجر 7 بخش دارد که شامل:
- تیم سازی و جذب
- بازاریابی و فروش
- اجرای خدمات
- مدیریت ارتباطات
- مدیریت دانش
- مالی و حسابداری
- مدیریت کلان
هر یک از بخش‌های این ابزار دارای کارکردهای متفاوتی است که در جهت مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند.
در آخر
مدیریت پروژه یک مهارت خاص بوده که نه تنها نیازمند مهارت و دانش است، بلکه به برخی از ویژگی‌های شخصیتی مثل مدیریت شرایط و زمان بندی نیز نیاز دارد. تیمیجر ابزار مدیریت پروژه برای مدیران طراحی کرده تا در این مسیر همراه آنها بوده و کار آنها را به طور دقیق و کامل‌تری انجام دهد.