یکی از موثرترین عوامل موفقیت در یک کسب و کار که با ایجاد نظم و هدفمند شدن امور همراه است، مدیریت وظایف است. برای انجام این کار، راه‌های مختلفی وجود دارد که با توجه به نوع و حجم کسب وکار، میزان پیچیدگی فرآیند موجود و تعداد افراد فعال در آن، باید بهترین شیوه‌ی مدیریت وظایف را انتخاب کرد.
برای انجام مدیریت کسب و کار، مراحل مختلفی وجود دارد که هرکدام، شیوه‌ی خاص خود را دارند. مرحله‌ی مدیریت وظایف که با ایجاد برنامه ریزی باعث ایجاد نظم در کار و تقسیم وظایف بین افراد و در نهایت موفقیت بیشتر کسب و کار می‌شود، یکی از مهم‌ترین مراحل این پروسه است.
در ادامه‌ی این مطلب به معرفی دقیق مدیریت وظایف در کسب و کار و بررسی بهترین روش آن می‌پردازیم.
فواید مدیریت وظایف
نکته‌ی مهمی که در مورد مدیریت وظایف در یک کسب و کار وجود دارد این است که به شما این امکان را می‌دهد تا علاوه بر ایجاد برنامه ریزی، روش اجرا کردن آن توسط اعضای تیم را نیز به خوبی مشخص کرده و حتی زمان انجام هر کدام را نیز به شکل جداگانه تعیین کنید. بنابراین برخلاف تصور خیلی از افراد، مرحله‌ی مدیریت وظایف در کسب و کار از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.
یک نظرسنجی که در سال 2017 در مدیریت پروژه جهان انجام شد نشان داد که 37 درصد از مدیران کسب و کارهای مختلف اعتقاد داشتند که دلیل شکست پروژه، نداشتن برنامه ریزی و مدیریت خوب در اجرای آن و تقسیم وظایف بین افراد گروه بوده است. در ادامه به بررسی دقیق‌تر فواید مدیریت وظایف می‌پردازیم.
مدیریت زمان و حجم کار
با توجه به میزان حجم کاری که باید انجام شود، یک برنامه ریزی درست صورت گرفته و در تقویم کاری گروه قرار می‌گيرد. با مدیریت وظایف می‌توانید، کارهای موجود در یک کسب و کار را بر اساس اولویت تقسیم بندی کرده و مدت زمان مشخصی برای انجام شدن آن‌ها توسط افراد تعیین شده در نظر بگیرید. با انجام این تقسیم بندی در زمان مصرف شده برای انجام امور صرفه جویی می‌شود.
بالا رفتن بهره‌وری
با انجام یک مدیریت وظایف درست در کار، تمام افراد مشغود در پروژه، همیشه می‌دانند که چه کارهایی انجام شده و چه کارهایی باید انجام شود. تمام اعضای گروه از زمان دقیق انجام امور مطلع بوده و در نتیجه شاهد نزدیک شدن مجموعه به هدف خود هستند.
تشکیل کانال‌های همکاری
مدیریت وظایف به یک شیوه‌ی درست باعث می‌شود تا تمام افراد از پیشروی مجموعه آگاه باشند و در مواقع لزوم در بخش‌هایی که نیاز به کمک دارند وارد عمل شوند. در واقع مدیریت وظیفه در یک کسب و کار باعث آسان شدن مدیریت آن مجموعه در راستای رسیدن به هدف نهایی خود می‌شود.
مراحل مدیریت وظایف در کسب و کار
همانطور که پیش‌تر گفتیم، مدیریت وظایف به عنوان یکی از بخش‌های اصلی تیمیجر، باعث پیشرفت یک مجموعه می‌شود. اما این نکته که این مدیریت به شکلی درست انجام شود، امری بسیار مهم و حائز اهمیت است. در ادامه‌ی این بخش به معرفی سه مرحله‌ی اصلی مدیریت وظایف می‌پردازیم.
تعریف وظیفه برای افراد مجموعه
اولین قدم در راستای یک مدیریت وظیفه‌ی درست این است که پروژه‌ی موجود را از هر نظر کاملا بررسی کرده و سپس بر وظایف و کارهایی که باید انجام شود را به تفکیک مشخص کنید. بعد از آن می‌توانید این وظایف تعریف شده را بر اساس توانایی افراد مجموعه تقسیم بندی کرده و زمان مشخصی را برای انجام آن تعیین کنید.
اولویت بندی و سازمان‌دهی کردن
اینکه وظایف موجود در یک پروژه بر اساس میزان اهمیتی که دارند اولویت بندی شوند خیلی مهم است. همچنین باید توجه داشته باشید که این وظایف تعریف شده حتما به افرادی که توانایی انجام آن را دارند تعلق بگیرد. علاوه بر این موارد، در مدیریت وظایف یک کسب و کار، باید حتما به مسائلی مثل مشکلات احتمالی موجود در پروژه فکر کرده و برای حل کردن آن‌ها راهکاری در نظر گرفته شود.
نظارت
این مرحله از مدیریت وظایف مرحله‌ای است که برای درست انجام شدن آن به نرم افزارهای مدیریت وظایف نیاز ویژه‌ای می‌شود. با استفاده از این نرم افزارها به راحتی می‌توان به کارهایی که توسط اعضای گروه انجام می‌شود نظارت کرده و در صورت لزوم آن‌ها را به راحتی جا به جا کرد.
روش‌های مدیریت وظایف
برای این که یک پروژه‌ی کاری به بهترین شکل ممکن به هدف خود برسد، مدیریت وظایف در آن باید به روش درستی انجام شود. به طور کلی سه روش مختلف برای مدیریت وظایف به عنوان یکی از بخش‌های اصلی تیمیجر وجود دارد که بهترین و کلی‌ترین آن مدیریت وظیفه آنلاین به وسیله نرم افزارهای مربوط به آن است. در ادامه به معرفی و بررسی این سه روش می‌پردازیم.
مدیریت وظایف به سبک دستی
در این روش با تهیه فهرست کاملی از کارهایی که باید انجام دهید، می‌توانید پروژه‌ی خود را با هزینه‌ای کم مدیریت کنید. البته نکته‌ی مهمی که در مورد این روش وجود دارد این است که برای امور سبک و کم حجم مناسب است. زیرا وظایف و امور پروژه را به شکل کاملا کلی تقسیم بندی کرده و برای مواردی که نیاز به مدیریت افراد دیگری به غیر از خودتان هستید اصلا مناسب نیست.
بورد کانبان
معنای لغوی کلمه‌ی کانبان که کلمه‌ای ژاپنی است، تابلوی راهنما بوده و استفاده از این روش برای مدیریت وظایف در کسب و کارهای کوچک روش بسیار مناسب و کم خرجی است. در این روش، روی تخته‌ای نسبتا بزرگ، چندین ستون مجزا کشیده و برای مثال، کارها را به چند دسته‌ی انجام شده، در حال انجام و باید انجام شود تقسیم بندی می‌کنیم.
نرم افزار مدیریت وظایف
جامع‌ترین و بهترین روش مدیریت وظایف در کسب و کار استفاده از این نرم افزارها است. استفاده از این روش باعث می‌شود تا وقت کم‌تری صرف برنامه ریزی و هماهنگی اعضای گروه شده و تمام افراد از وظایف خود و سایر اعضای تیم آگاه باشند. در این روش به ساده‌ترین شکل ممکن با ساخت یک حساب کاربری، می‌توانید وارد برنامه شده و با مشاهده‌ی وظایف افراد، شیوه‌ی انجام امور را کنترل کنید.
این روش آنلاین برای کسب و کارهای گسترده‌تر بسیار مناسب بوده و در تخمین زدن مدت زمان انجام یک کار تسط افراد مختلف برای بهتر شدن پروژه‌های بعدی نیز کمک شایانی می‌کند.
در آخر
ما در این مطلب سعی کردیم از تمام جوانب موجود، موضوع مدیریت وظایف در کسب و کارهای مختلف را بررسی کرده و شیوه‌های انجام آن را به تفکیک توضیح دهیم. نکته‌ی قابل توجهی که وجود دارد این است که شما به هیچ عنوان ملزم به استفاده از یکی از این شیوه‌های مدیریت وظایف ذکر شده نیستید؛ به عبارت دیگر برای بهتر انجام شدن کار خود، می‌توانید چند روش موجود را باهم ترکیب کرده و در پروژه استفاده کنید.
در نهایت، برای داشتن فرآیندی درست در کسب و کار خود، مدیریت وظایف به شیوه‌ای درست از مهم‌ترین و اصلی‌ترین مراحل مدیریت کلی پروژه است كه بايد به آن توجه ویژه‌ای کرد.