در شرایطی که کسب‌وکارها با بحران‌های مختلف دست و پنجه نرم می‌کنند، مدیریت هزینه‌های جاری یک عامل تعیین‌کننده برای میزان سودآوری شرکت‌ها و دوری از خسارت‌های سنگین خواهد بود. سازمان‌ها و کسب‌وکارهای مختلف همیشه درگیر هزینه‌های مختلفی هستند. رسیدن به سودآوری و ارتقا سرمایه معمولاً چالش‌های زیادی به همراه دارد و یکی از مهم‌ترین مباحث آن بحث هزینه‌های جاری کسب‌وکار است. هزینه‌های مربوط به حقوق پرسنل، مخارج بازاریابی، تجهیز و اداره دفاتر، خرید تجهیزات، پاداش‌ها، بودجه‌های مربوط به تحقیق و توسعه و … بخشی از مواردی است که باید برای تأمین آن‌ها منابع مالی مناسب را پیدا کرد.
از طرفی در صورت داشتن منابع مالی مدیریت این اتفاقات به‌صورت هم‌زمان کار آسانی نخواهد بود و نیاز به ساعت‌ها تفکر و برنامه‌ریزی دارد. معمولاً تخصیص، مصرف و کنترل این منابع به عهده واحدهای مختلف است و ایجاد هماهنگی و انجام محاسبات دقیق دشواری‌های خاص خودش را دارد. بسیاری از سازمان‌ها و کسب‌وکارها هزینه‌های زیادی را صرف استخدام افرادی می‌کنند که مدیریت هزینه های جاری را برعهده بگیرند و بتوانند با کاهش این هزینه‌ها، عایدی شرکت از انجام فعالیت‌های مختلف را بهبود ببخشند. سازمان‌های دیگری نیز از حسابداران و حسابرسان پیمانی برای این کار استفاده می‌کنند و یا مستقیماً توسط مدیرعامل تمام هزینه‌ها را کنترل می‌کنند.
استفاده از نرم افزار های مدیریت آنلاین
یکی از بهترین راهکارها برای مدیریت این هزینه‌ها استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت آنلاین کسب‌وکار است. با استفاده از سامانه آنلاین مدیریت کسب‌وکار تیمیجر شما به‌راحتی می‌توانید هزینه‌های جاری شرکت مشاهده و مدیریت کنید و منابع لازم برای هرکار را مشخص کنید. برای آشنایی با این نرم‌افزار و اهمیت مدیریت هزینه های جاری با ما همراه باشید.
هزینه‌های جاری چه نقشی در درآمدها دارد؟
شاید به عقیده بسیاری از کارشناسان حوزه کسب‌وکار و مدیریت منابع سازمانی، هزینه‌های جاری مهم‌ترین عامل تعیین سودآوری یک سازمان یا کسب‌وکار باشد. شاید در ابتدا میزان فروش یا دریافت‌های مالی اصلی‌ترین پارامتر برای تعیین تخمین سودآوری یک شرکت باشد اما نقش هزینه‌های جاری گاهی اوقات بسیار پررنگ است.
مدیریت هزینه های جاری می‌تواند یک توازن منطقی بین دریافتی‌های مالی و مخارج ایجاد کند. اگر ضعفی در این بخش وجود داشته باشد با وجود افزایش درآمدها هزینه‌های شرکت نیز بیشتر می‌شود و دائماً پا‌به‌پای هم گام برمی‌دارند. معنی سودآوری بیشتر و بیشتر فروختن و دریافت سرمایه‌های مالی نیست؛ بلکه معنای سودآوری افزایش دریافتی‌ها همراه با کاهش هزینه‌ها است. شرکت‌های بسیاری وجود دارند که تمرکز خود را بر روی بهینه‌سازی فرایندها جهت کاهش هزینه‌ها قرار داده‌اند تا با مقدار فروش معین سود بیشتری را کسب کنند. درنتیجه کاهش هزینه‌های جاری می‌تواند تأثیری به‌اندازه فروش بیشتر و یا حتی بیش از میزان افزایش فروش بر سودآوری سازمان داشته باشد.
همیشه یکی از مشکلات سازمان‌های بزرگ و حتی کسب‌وکارهای کوچک سوءاستفاده برخی از کارکنان از منابع مالی و ایجاد هزینه‌های بیهوده است. همچنین گاهی تخلفاتی در بخش تخصیص سرمایه‌های مالی و میزان مخارج شکل می‌گیرد که نیاز به بررسی دقیق و هوشمندانه دارد. این تخلفات گاهی علاوه بر خسارات مالی سبب بی‌اعتمادی و خدشه‌دار شدن اعتبار سازمان می‌شود. از همین جهت مدیریت هزینه های جاری گاهی در نقش یک عامل حیاتی برای حفظ سلامت کسب‌وکار و اعتبار برند خواهد بود.
راهکارهای مناسب برای مدیریت هزینه های جاری
راهکارهای مختلفی برای کاهش هزینه‌های سازمان‌ها ارائه شده است. برنامه‌ریزی‌های بازاریابی، استفاده از سیستم‌های دیجیتال، برون‌سپاری و دورکاری، وفاداری به شرکا و تأمین‌کنندگان، پیگیری منظم مطالبات، سرمایه‌گذاری در تحقیق و توسعه، جذب نیروی کارآمد و توجه به آموزش و … از جمله راهکارهای مختلفی هستند که کارشناسان این حوزه برای مدیریت هزینه های جاری ارائه داده‌اند.
همچنین تاکید بر مباحث روحی روانی و استفاده از پتانسیل کارکنان می‌تواند در کاهش هزینه‌های شرکت نقش مهمی داشته باشد. یک شرکت یا سازمان که کارکنانی متعهد داشته باشد قطعاً هزینه‌های کمتری را متحمل خواهد شد. کارکنان متعهدی که با سازمان پیوند عاطفی و قلبی دارند علاوه بر انجام بهتر امور معمولاً هزینه‌های کمتری هم برای شرکت ایجاد می‌کنند. علاوه بر این کارمندان با ارائه راهکارهای جدید و استفاده از بهینه‌ترین روش‌ها می‌توانند فرصت‌هایی برای کاهش هزینه‌ها پیدا کنند. در حقیقت این نوع از نیروی انسانی یک عامل اجرایی مهم برای کاهش هزینه‌هایی خواهد بود که از چشم مدیران دور می‌ماند.
عامل دیگری که امروزه در بین کسب‌وکارهای مختلف گسترش یافته است استفاده از تکنولوژی است. با نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای تکنولوژی محور شما می‌توانید هوشمند کار کنید و سرعت فرایندها را ارتقا دهید. از طرفی به علت درصد خطای کمتر و دقت بیشتر هزینه‌ها نیز کاهش پیدا می‌کند. بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت کسب‌وکار قادرند فرصت‌های مختلف بازاریابی و سازمانی را به شما نشان دهند و راهنمای خوبی برای مدیریت هزینه های جاری شرکت باشند. یکی از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت کسب‌وکار سامانه آنلاین مدیریت کسب‌وکار تیمیجر است.
مدیریت هزینه های جاری با سامانه مدیریت کسب‌وکار تیمیجر
با استفاده از نرم‌افزار تیمیجر شما می‌توانید هزینه‌های جاری شرکت را به‌دقت رصد کنید و هزینه‌های اضافی یا سربار را از سایر موارد جدا کرده و آن‌ها را حذف کنید. بسیاری از مخارجی که شرکت‌ها به خود تحمیل می‌کنند غیرضروری و بی‌نتیجه است اما مدیران و کارکنان مربوطه به دلیل پیچیدگی‌های مالی و فرایندهای دفتری از بررسی آن‌ها منصرف می‌شوند.
با استفاده از نرم‌افزار تیمیجر شما می‌تواند مدیریت هزینه های جاری به شکلی نوین و دقیق انجام دهید تا منجر به کاهش هزینه‌های شرکت و درنتیجه سودآوری شوید. این اتفاق کم از برنامه‌ریزی و انجام کارهای عملیاتی در بخش‌های فروش و توسعه بازار ندارد و گاهی می‌تواند اثربخشی بیشتری نیز برای شما داشته باشد.
جمع‌بندی
چالش‌های مربوط به مدیریت هزینه های جاری سازمان‌ها از همان ابتدای پیدایش کارهای گروهی مورد توجه بوده است. امروزه دیگر برای همه ثابت شده است که کاهش هزینه‌ها می‌تواند یک نیروی محرکه برای سازمان باشد تا بستر را برای کارهای تحقیقاتی و رشد و تعالی بیشتر آماده کند. بودجه‌های بدست آمده از طریق کاهش هزینه معمولاً دوباره در سازمان خرج می‌شود و صرف امور مثل پاداش‌ها، تحقیق و توسعه، سرمایه‌گذاری و آزمون‌وخطا خواهد شد.
هر کدام از این موارد می‌تواند باعث شکوفایی استعدادهای بیشتری برای سازمان شود و آینده‌ای روشن را برای کسب‌وکار رقم بزند. تیمیجر با ارائه نرم‌افزار مدیریت کسب‌وکار تلاش می‌کند تا مدیران راحت‌تر، سریع‌تر و بهتر تصمیم‌گیری کنند و اطلاعات و دید بهتری نسبت به امور سازمانی داشته باشند. همچنین کارکنان نیز می‌توانند وظایف خود را با کیفیت بیشتری انجام دهند و فرصتی برای رشد و توسعه فردی پیدا کنند.
تیمیجر با ارائه بخش مدیریت هزینه های جاری در نرم‌افزار مدیریت کسب‌وکار این امکان را به شما می‌دهد تا هزینه‌های اضافی را بیشتر از قبل حذف کنید و نحوه مصرف اعتبارات را مدیریت کنید. همچنین با استفاده از سامانه آنلاین مدیریت کسب‌وکار تیمیجر شما می‌توانید از مخارج بیهوده و نامعلوم و سوءاستفاده‌های برخی از افراد نیز جلوگیری کنید تا اعتماد و شفافیت بیشتری را در سازمان ایجاد کنید.